inv1

formulář INVENTARIZACE  - POPIS MODULU

 



základní odkazy tohoto formuláře

hlavní externí odkazy - MOŽNOSTI TOHOTO FORMULÁŘEskladba FORULÁŘE STRUČNĚ - skladba formuláře PODROBNĚ - jednotlivé záložky - příklady - POPIS MANUÁLNÍHO PÁROVÁNÍ - POPIS SEŘAZENÍ SLOUPCŮ


Externí odkazy

Hlavní stránka - hlavni kalkulačka -DPH1 - DPH 2 - Seznam modulů - Menu hlavní kalkulačky - Moduly podrobné - Moduly stručněRejstřík hlavní kalkulačky - Práce v Excelu Popis modulů Excel1 - Příklady Excel 1




MOŽNOSTI TOHOTO FORMULÁŘE

Tento modul PROVÁDÍ INVENTARIZACI VŠECH DODANÝCH POLOŽEK, POMÁHÁ NAJÍT PŘÍSLUŠNÉ HODNOTY V RÁMCI PÁROVÁNÍ A SROVNÁVÁ SLOUPCE DLE HODNOT.

 

INVENTARIZACE -  V tomto modulu umíme párovat jednotlivé položky tak, aby jsme našli přijatelné řešení při vlastním párování nespárovaných položek.Umíme párovat celé oblasti proti jiným oblastem. Spárujeme jakýkoliv sloupec hodnot proti jinému sloupci hodnot. Můžeme párovat v rámci jedné tabulky, nebo v rámci dvou vybraných oblastí, které se nacházejí ve dvou různých tabulkách.Možnost inventarizace je rozsáhlá, lze použít pro všechny druhy dokladů, knih, v rámci účetnictví, DPH, pohybů skladů, inventarizace účtů, pokladny, faktur , atd. Účetní systémy se tak mocně doplňují. Každý účetní systém má své vlastní párování. Bohužel v případě rostoucího počtu účtování dochází u účtů pokladny, plateb, ostatních pohledávek, a závazků, záloh a dalších závazků a pohledávek k rostoucímu počtu obtížně zaúčtovatelných položek ihned po obdržení dokladu. Během roku se tak hromadí spousta položek, které pak při vlastní inventarizaci účtu není rozkrytá. Tento modul pomáhá právě všechny položky rozkrýt a usnadnit práci při závěrkách.Usnadní se tím práce samostatné účetní , která se tak může věnovat běžné práci, namísto zdlouhavého vyhledávání.

Možnosti párování jsou velice široké.. Párování probíhá výhradně dle provedeného nastavení. Můžeme určit nejrůznější filtry a síta, kdy se budou k sobě jednotlivé položky párovat.Máme tak k dispozici nejrůznější funkce  a nastavení, které nám umožní, abychom rozkryli všechny položky, které neumíme přiřadit a odstranit.

Používáme možnosti dvou souborů a možnosti importování dvou oblastí ze souboru Excel. Import obou oblastí může být i z jednoho souboru. Můžeme přecházet z režimu jednoho pole do režimu dvou polí. Zásadní rozdíl mezi párováním v rámci jednoho souboru či oblasti a v rámci dvou oblastí je v tom, že pokud párujeme údaje z jedné tabulky a párujeme proti sobě hodnoty z různých sloupců, pak zásadní podmínkou je, aby v těchto sloupcích nebyly na jednom řádku současně obě hodnoty. Tato záležitost se řeší v modulu inventarizace - kde se popisuje práce s inventarizací.

Další možnost je určit, zda budeme párovat proti sobě do dvojic. K dalšímu číslu ze sloupce A se tak musí najít další a jediná hodnota (do páru) ze sloupce B. Můžeme ale určit, že se dvojice tvořit nebudou a že budeme párovat vše proti jedné hodnotě. Nalezneme tak naráz všechny potřebné hodnoty. Můžeme také určit počet opakování hodnot, například pro zálohy a omezit tak výběr. Například platby, které se opakují alespoň 5x, atd.

Párujeme proti sobě hodnoty z určených sloupců proti sobě. Tedy zvoleného sloupce A proti sloupci B, kde například ve sloupci A je účet MD a ve sloupci B je účet Dal. Můžeme ale dokonce určit , aby současně párovaly další dva páry sloupců proti sobě, tedy například MD proti DAL , dále text proti popisu a kniha proti knize . Máme tedy k dispozici tři skupiny sloupců, které lze párovat proti sobě. Pro každou skupinu sloupců existuje možnost zapojení filtru a to pro hodnotu od-do, možnost , že hledaná hodnota obsahuje nějaký výraz, anebo, že hledaná hodnota nesmí obsahovat nějaký výraz.Hledaná hodnota je dodaná hodnota do textového pole. Například tedy požadujeme, aby ve výrazu byly písmena "střed. 101", nebo jenom "101", nebo třeba "stř". Stejně tak můžeme určit, aby takové výrazy v párovaných hodnotách nebyly.

Po párovacích sloupcích jsou dále k dispozici filtry, kterých je možno zapojit až v počtu 4 pro každý jednotlivý sloupec. Filtry již nepárují proti sobě, ale filtrují pouze určitý další vybraný sloupec hodnot. V každém takovém filtrovacím kriterii jsou opět k dispozici funkce od-do, obsahuje a neobsahuje.

Další možností je, aby  při vlastním párování se nastavilo, zda se budou výrazy celé sobě rovnat, anebo postačí , aby se rovnaly sobě částečně.Tedy například výrazy "úhrada zál. SČE a  "zál. SČE" by byly párovány proti sobě. Systém vyhledá pouze určitý počet společných znaků. Počet společných znaků můžeme určit.

Kromě toho máme k dispozici pro párování další silný nástroj a to určit, aby počáteční skupiny znaků byl proti sobě zakázány, anebo povoleny. zatímco například párujeme proti sobě variabilní symboly, nepřejeme si, aby se vyhledávaly proti sobě doklady z z knihy pokl1 a pokl2, zatímco účtování průběžných položek účtu 261 shromažďuje obojí doklady. tyto páry povolených, či zakázaných znaků se pojí k začátků slov

Při vlastním párování můžeme povolit, aby se párovaly hodnoty v jednom sloupci proti sobě, například, když pracujeme pouze s jedním sloupcem. Sloupce pak párují stylem A:A, A:B, B:B. To je proto, že nevíme někdy, kde jsme opravovali účet, zda na straně MD minusem, nebo na straně MD plusem.

Silnou vlastností je možnost nastavit, aby protihodnota měla opačnou hodnotu. Hledali bychom tedy proti hodnota 2500 hodnotu -2500. Další možností je, aby proti sobě párovaly hodnoty bez ohledu na znaménko. Budou tedy proti sobě párovány hodnoty 2500, -2500, i 2500. To je proto, že nevíme někdy, kde jsme opravovali účet, zda na straně MD minusem, nebo na straně MD plusem.

Silnou funkcí "rozdíl" dále rozšiřujeme možnost vyhledávání při párování. Určíme-li, že se hodnoty mohou lišit o nějaký rozdíl, například je to kvůli zaokrouhlení do 1 Kč, tak se vyhledávají hodnoty, které jsou si sobě velmi blízké. Při rozdílu 0,9 Kč a hodnotě 418,9 Kč, se tak vyhledají hodnoty 418,9 - 418 - 419 - 419,8 - 418,5 .... nalezneme tak položky,které nejsou identické, kdy bylo jakkoliv zaokrouhleno na 419 Kč, nebo na 418 Kč.

EXPORT VÝSLEDKŮ INVENTARIZACE -  Možnosti máme v současné době dvě a to do listboxu, který je v poslední záložce. V tomto listboxu jsou však pouze možné 4 sloupce k zobrazení a proto je velmi omezený. Daleko výhodnějším způsobem je možnost exportu do  souboru Excel, kde budou exportovány všechny sloupce. V tomto souboru lze pak dále pracovat a my můžeme tento soubor použít jako další vstup, po importu.

Možnosti exportu jsou trojí a to, že se exportují zapárované výsledky, anebo výsledky, kdy nic zapárováno nebylo, anebo se provede celý export. Export celé sestavy bude rozšířen o první sloupec, v kterém budou hodnoty párů. Hodnota páru je vlastně pořadím nalezeného párování. V případě, že budou exportovány dvě oblasti, bude export rozšířen o druhou oblast a exportováno bude do jednoho souboru, sloučeného.

Export může být rozšířen o formu zbarvení nadpisových buněk a některých zesílených )tučně v) vytištěných slov.

Seřazení - před vlastním exportem je nabízena implicitně možnost seřazení dat, tedy podle čísla zapárování. Lze tak k sobě dostat řádky, které obsahují stejná čísla párovacích označení.

MANUÁLNÍ ROZKLAD HODNOTY - umíme vyhledávat rozložení hodnoty na několik menších. V záložce "manuální párování" takové hodnoty vyhledáváme. protože počet kombinací při vyhledávání je neuvěřitelně vysoký, snažíme se v tomto programu variace co nejvíce omezit, abychom se co nejdříve dostali ke kýženému výsledku. Vybereme si jakýkoliv sloupec, kde jsou nějaké hodnoty, které budeme chtít rozložit a po vybrání jedné z hodnot pak provedeme nastavení, abychom snížili možnosti kombinací a variací. Poté budou nalezeny varianty řešení a každá varianta řešení má tedy své položky, které dávají svým součtem celkovou původní hledanou hodnotu. například tak částka 1000 Kč lze rozložit na 100,900 , nebo 100,100,800, nebo 50,25,125,,500,300 . Řešením je i jiná nalezená hodnota 1000.

Každá varianta řešení, která je pro nás přijatelná, může být vložena do naší tabulky a všechny zúčastněné hodnoty mohou být vyloučeny z párování. Pokračovat tak můžeme donekonečna. kdykoliv v průběhu práce můžeme varianty řešení exportovat výsledky do excelu a prohlédnout si, jak jsme navrhli řešení.

Možnosti nastavení manuálního párování - pro manuální párování můžeme nastavit hledanou maximální, nebo minimální hodnot. Můžeme dokonce stanovit, jaká je druhá maximální hodnota a jaká je druhá minimální hodnota. Můžeme stanovit i rozdíl v součtu, tedy, kdy naše zmíněná částka se může skládat z čísle 200,- 200,- 199,8, -200 a 199,9. To že částky se zaúčtují, anebo pořídí velmi časti jinak a přitom jde o stálou opakovanou platbu, ví každá účetní svoje. celkově můžeme omezit - počet variací, počet nalezených řešení, kterých může být také bezpočet, nebo počet položek pro každé řešení. Můžeme stanovit, aby hledané řešení mělo celkový součet s opačným znaménkem.

Pracovat zde můžeme s jednou, nebo dvěma oblastmi i nakonec v rámci jednoho sloupce. kromě toho zde můžeme požadovat, aby se alespoň jedna nalezená položka splňovala určité kritérium a to byla větší nebo menší, anebo rovna určité jiné hodnotě.

Na závěr lze určit, aby bylo nalezeno přesně určitý počet položek, nebo byl hledán maximálně maximální počet, anebo alespoň minimální počet položek v jednom řešení.

ŘAZENÍ SLOUPCŮ - nanejvýš užitečná funkce, kdy srovnáme hodnoty určitých sloupců podle jejich hodnot . Oba sloupce pak jsou seřazeny tak, že všechny hodnoty jsou seřazeny od nejmenší do největší a my můžeme přehledně vidět jednotlivé úrovně. Hodí se především pro srovnání salda pohledávek a závazků, kdy si nejsme jisti zaúčtováním správného VS, nebo účtu. nebo pro srovnání všech plateb a my můžeme tak například z knihy pohledávek proti bankovním účtům vidět jednotlivé úhrady a především úhrady, které jsou si sobě velice blízké. I zde může pracovat s opačným znaménkem, tedy hledáme ze sloupce B, které má opačné znaménko.

Nastavení PRAKTICKÉ AKCE - pro zrychlení nastavení jsou zde k dispozici rychlonastavení - čemuž říkáme QR - vlastnosti rychle, kde nastavíme pro účetní rychle požadovaný druh operace, pro sklad, DPH, účto, faktury, inventarizaci účtu, platby a pod. Uživatele tak rychle přenastaví potřebné funkce, aby mohl rychleji pracovat s účetnictvím.


 

skladba formuláře

(A) Menu - Místní Menu - (B) Hlavní tlačítka - (C) Nástrojová lišta - (D) Seznam záložek - (E) Informační pole o nastavení - (F) Informační pole o výsledku - (G) Hlavní nastavení - (H) Spodní tlačítka - (I) Infopole o zpracovaných řádcích - (J) Infopole o základní akci - (K) Grafický indikátor - (L) Stavová lišta - postupová informace - informace o akci - záložka Inventarizace - záložka Další nastavení - záložka Manuální párování - záložka Způsoby inventarizace - Záložka Nastavení formuláře - Záložka Sloupce

 

obrázek č. 1 - formulář inventarizace bez záložek

 

 

obrázek č. 2 - formulář inventarizace - záložky a postupové informace


 

skladba formuláře - podrobný popis

(A) Menu

Soubor - Help - Nastavení akce - Akce manuální rozklad - Řady - Akce export - Druh párování ( jedna tabulka) - Druh párování (dvě tabulky) - Druh párování rozklad - Druh párování řazení sloupců

 

Soubor - Otevřít  soubor - Otevřít druhý soubor - Import A - Import B - Uzavři Excel - Uzavři tabulku B - Uzavři formulář - Konec programu

 

Help - Popis modulu - Párování (Příklady o párování) - Manuální párování ( příklady o manuálním vyhledávání) - Rovnání sloupců dle hodnot - (Příklady o srovnání sloupců)

 

Nastavení akce : Nastavit akci i nastavení - U vybraných položek v rámci MENU, pod hlavním úvodním slovem "Akce", budou akce rovnou   spuštěny., bude tedy nastaveno pole "Akce i nastavení - GD na zaškrtnuté" Párování do dvojic  - Párování na více položek - Práce s jedním polem - Práce s dvěmi poli - Povolení párování v jednom sloupci - Párovat minusy - Párovat stejné hodnoty - budou se porovnávat celá slova, tedy pak například slovo "zál" není totožné se slovem "záloha", Zákaz párování do jednoho sloupce - Skočit na ukazatel počtu položek pro párování - Nastavit rozdíl pro párování - kurzor bude přesunut na textové pole, kde se zadá rozdíl, o který se může lišit hodnota B při porovnání s hodnotou A.Současně bude nastaveno pole "Hodnoty se mohou maximálně lišit o rozdíl" na zatržené.- Zrušit tento rozdíl  - Povolit automatickou změnu režimu na dvě akce - Řazení dle sloupců - záložka  "Sloupce" se stane aktivní.

 

Akce manuální rozklad  :       Zrušit omezení položek - zatrhávací boxy "přesný počet položek" a "maximálně položek" a "minimálně položek"  nebudou zatrženy.- Jedna položka se musí rovnat  - bude zatrženo pole "alespoň jedna z hodnot musí" a pole " rovna" -Zrušit 2. min a max. hodnotu - nebude zatrženo pole "2. minimální hodnota" a pole "2. maximální hodnota"- Min. hodnota = 0 - bude zatrženo pole "minimální hodnota" u něj bude v textovém poli dopsána hodnota "0" Vynulovat řešení  - Zvětšit odchylku + 10% - pokud bude pole u povolené odchylky nenulové, zvětší se o 10 % a zaokrouhlí se na jednotky.- Zmenšit odchylku - 10%pokud bude pole u povolené odchylky nenulové, zmenší se o 10 % a zaokrouhlí se na jednotky. - Odchylka = 0,99 Kč - pole u povolené odchylky bude zatrženo a doplněna hodnota 0,99 . - Dej limit variací 10x vyšší - pole "Maximum provedení variací" se zdesateronásobí..

 

Řady -           Index má položka číslo 4 - Bude nastaveno párování dle řad, pole přiřazení_k_indexu bude zatrženo - Vymazat řady dokladů - textové pole se textové_pole_páry_řad bude vymazáno - Změnit povolení / zákaz párů - pole "vypsané_páry_jsou_zakázané", pokud nebylo zatrženo se zatrhne, pole pro Povolené_páry se zatrhne.-  - Nastavit párování dle dokladů - bude zatrženo Funkce_párování_řad dle řad  - Výrazy se nerovnají,  - přiřazení_k_indexu- "Index_1_-_výrazy_se_zcela_rovnají" nebude zatrženo a počet_shodných_znaků_párování bude mít hodnotu 3. - Všechny výrazy se rovnají - pole "index1 - výrazy se zcela rovnají" a pole "index_2_-_výrazy_se_zcela_rovnají" a pole "Index_3_-_výrazy_se_zcela_rovnají" budou zatržena.

 

Akce export export do excelu - do_záložky - Jen s indexem - Jen neindexované - Všechny položky - Před exportem neřadit - Před exportem řadit - Používat barvy a tučné písmo

 

Druh párování ( jedna tabulka) :  - Má Dáti - Dal - dvojice - účto A1 - nastaví se párování pro kontrolu účtování dokladů dle syntetických a analytických účtů z jedné tabulky (oblasti) .Párovat se budou proti sobě pouze dvojice.  Příklady k zadání jsou  zde. - Má Dáti - Dal - více položek - účto A2 - nastaví se párování pro kontrolu účtování dokladů dle syntetických a analytických účtů z jedné tabulky (oblasti) .Párovat se budou proti sobě vždy jedna hodnota proti všem hodnotám ze sloupce B.  - Má Dáti - Dal - pouze v jednom sloupci - účto A3 - nastaví se párování pro kontrolu účtování dokladů dle syntetických a analytických účtů z jedné tabulky (oblasti) .Párovat se budou proti sobě vždy jediný sloupec, tedy sloupec A proti ostatním položkám ve sloupci B.. Bude se párovat dle absolutních hodnot. Příklady k zadání jsou  zde.

 

Druh párování (dvě tabulky) : Má Dáti - Dal - dvojice - účto B1 - nastaví se párování pro kontrolu účtování dokladů dle syntetických a analytických účtů ze dvou oblastí..Párovat se budou proti sobě pouze dvojice.  -  Má Dáti - Dal - více položek - účto B2 - nastaví se párování pro kontrolu účtování dokladů dle syntetických a analytických účtů ze dvou oblastí .Párovat se budou proti sobě vždy jedna hodnota proti všem hodnotám ze sloupce B. Příklady k zadání jsou  zde. - Má Dáti - Dal - pouze v jednom sloupci - účto B3 - nastaví se párování pro kontrolu účtování dokladů dle syntetických a analytických účtů z dvou oblastí .Párovat se budou proti sobě vždy jediný sloupec, tedy sloupec A proti ostatním položkám ve sloupci B.. Bude se párovat dle absolutních hodnot. -  Kniha faktur - kontrola pořízení a účetní kniha - zde tedy kontrolujeme účty a proti ním knihy faktur -, Kniha faktur  - úhrady a zaúčtování - Kontrolujeme účetní knihu a knihu faktur - úhrady zapsané a - Rozpočet a účetnictví - práce s rozpočtovým účetnictvím, vnitřní kontrolou - Kontrola DPH - daňové doklady. - kontrolují se částky DPH v knize a částka v účetní knize - napárování dokladů.

 

Druh párování rozklad -  Rozklad bez omezení - budou deaktivovány funkce omezení pro vyhledávání, mimo hlavní omezení v záložce "Nastavení formuláře" - Vynulovat řešení a rozklad bez omezení - Viz poslední volba a všechny zapárované řádky budou opět odpárovány - Zapárované uschovat - zapárované položky nebudou v prvním hlavním poli vidět, nabídka tak bude omezenější, ale přehlednější . -  Nesmí jít pod nulu Nastaví se minimum tak, aby nebylo možné párovat minusové položky. - Může se lišit o 1 Kč. - konečný součet bude se moci lišit až o jednu Kč.

 

Druh párování řazení sloupců  -      Práce s osnovou - systém bude připraven na práci se osnovou, řadit se nebude, budou se porovnávat údaje tak, jak jsou za sebou. O případné seřazení se musí uživatel postará sám. Výhodou pak je, že se můžou seřadit celé osnovy, včetně dalších řádků a doprovodných textů.- Práce se seznamem - systém se připraví na práci se seznamy osob, zařízení, čehokoliv. Lze použit jak číselné i řetězcové nastavení. Seřazení dle čísel je zde implicitní.- Práce s rozpočtem - systém se připraví na práci s řetězci. Rozpočte je sice číselný, avšak položky rozpočtu se skládají ze střediska, položky, komodity a činnosti.Klíčový sloupec bude tedy spojení řetězců těchto položek. Je nutné předtím tento klíčový sloupec připravit.Pokud tomu tak nebude, je lepší provádět práci dle osnovy bez řazení, anebo si vybrat správný sloupec, který upřesní řazení sloupců. U rozpočtu ale přesný sloupec není.


(A) Místní Menu

místní MENU se získá stlačením pravého tlačítka myši. Jeho volby jsou :

Exportovat zapárované - Exportovat nezapárované - Exportuj všechno - Export do Excelu - Exportuj do záložky - Párování i ve stejném sloupci - Export dvojic - Export více položek 3 - Export více položek 4.

 


 

 (B) Hlavní tlačítka

jsou umístěna hned pod hlavním MENU

Otevři první soubor - Načti data A - Načti data B - Otevři ještě jiný soubor - Párovat - nebo párovat znovu - Rozpad na pole /(A) a pole (B) - Uzavři tabulku B - Hledání řešení - rozklad na více položek

 

 

Otevři první soubor -  První zásadní a nutný krok. Bude otevřen soubor Excel, v kterém budou data . Předtím bude vždy otevřen formulář pro zdrojovou tabulku. Lze otevřít jakýkoliv soubor Excel. Pokud bude tabulka již otevřená mimo tento program, systém upozorní, že je nutné otevřít soubor přes tento software.Cesta o souboru bude k vidění v kartě "Nastavení formuláře" Až vybereme soubor Excel a otevřeme jej, je nutné vyznačit data v souboru Excel, tedy celou oblast, kterou zpracujeme. Je nutné vybrat i nadpisy sloupců.

Načti data A -  Jako druhý nutný krok pro práci s daty. Pokud máme otevřenou tabulku Excel je nutné si vybrat oblast A, kterou chceme zpracovat. Vybereme si tedy všechny sloupce, které budeme chtít přenést do výsledného souboru a v tabulce Excel jej vyznačíme. Měly by být vybrány i nadpisy sloupců, protože první řádek není zpracován jako data , ale jako nadpisy, s kterými pak pracujeme. Poté, co máme v souboru Excel data vybrána, stlačíme tlačítko "Načti data A". Systém zpracuje data a podává nám průběžně o importu hlášení". Pokud bylo vše naimportováno v pořádku, musí se objevit již první dialogový box na záložce "Inventarizace" aktivní, kde jsou již naimportovány i nadpisy sloupců. Kromě toho se i  druhý rozevírací box na kartě "Inventarizace" zaktivní a v obou boxech  budou navrženy první sloupce oblasti A. Nastavení pro práci se dvěma poli však nadále nebude aktivní, protože je nutné nejdříve naimportovat oblast B, případně otevřít jiný soubor Excel. Pro práci s jedním polem je však nyní otevření jednoho souboru a importování oblasti A dostačující.

Načti data B - Pokud potřebujeme pracovat s dvěma oblastmi je nutné importovat i oblast B. Pracovat s dvěmi oblastmi To potřebujeme tehdy, pokud na jednom řádku párovacích  sloupců A a B jsou hodnoty. Například Je-li na 10. řádku sloupce A hodnota 1000 a tuto hodnotu 1000 nacházíme ve sloupci B na řádku číslo 20 a současně na řádku 20 sloupce A je také hodnota, například hodnota 500. Protože řádek 20 dle sloupce B označíme jako zapárovaný, nevstoupí hodnota 500 sloupce A do dalšího párování, což je špatně. I když se zdá, že nemůže přece existovat situace, kdy současně v jedné oblasti nejsou současně nějaké hodnoty ve sloupci A i B, není tomu tak. Jako příklad je účtování účtu, kdy pokud na straně Má Dáti je hodnota, pak na straně Dal hodnota není, a naopak. data B načítáme tím způsobem, že vyznačíme oblast číslo 2. Pokud vyznačujeme oblast číslo 2 (B) v prvním souboru, pak tuto oblast vyznačíme a stiskneme poté tlačítko Načti DATA B. Na grafickém ukazateli je vidět průběh importování dat.

Otevři ještě jiný soubor - Pokud budeme pracovat i s druhou oblastí, máme dvě možnosti, Importovat oblast ze stejného prvního souboru, kde je i oblast A, například i z jiného listu, anebo je nutné otevřít další soubor, vyznačit v něm oblast a importovat oblast B. K otevření 2. souboru právě je k dispozici toto tlačítko. Cesta k souboru je pak vyznačena na kartě Nastavení formuláře.

Párovat - nebo párovat znovu - Jedná se o příkaz spuštění k párování položek. Dle nastavení budou probírány mezi sebou sloupce A i B, nebo také sloupce vzájemně.samy s sebou.Postupně budou k sobě přiřazovány všechny položky dle následujících kroků :

1- Kontrola zda je nastavení oprávněné - 2 Kontrola, zda jsou vybrány sloupce k párování - 3- Kontrola filtru párovacích řádků (1-3) - 4 - Kontrola filtru filtrovacích řádků (4-7).- 5 - Hledání hodnot pro páry  -  6 - Vyloučení hodnot dle počátků řad  podle jejich povolení, či zákazu. - 7 případné seřazení párovaných řádků - 8 - Sloučení oblastí A a oblasti B - export dle nastavení - tedy do záložky "Sloupce" nebo do Excelu. I po párování není změně základní soubor., takže po změně nastavení se opět páruje podle původního nastavení. Pokud tedy stlačíme dvakrát toto párovací tlačítko po sobě, vždy dostaneme stejný výsledek. Pokud chceme vycházet z nových výsledků, je nutné výsledky znovu importovat jako základní data.

Rozpad na pole /(A) a pole (B) - Tato volba je nutná tehdy, pokud chceme párovat všechny položky a sejdou se hodnoty ve sloupci A i B v jedné oblasti současně nějaké hodnoty.pak právě druhou hodnotu díky první párované hodnotě vyloučíme.  Z toho důvodu je nutně oblast rozdělit na oblasti A i oblast B. Tlačítko rozpadu je aktivní tehdy, pokud jsou podmínky pro rozpad na dvě tabulky možné. Možné pouze v režimu práce s jednou oblastí.

Uzavři tabulku B - Uzavře se pouze tabulka Excelu, otevřena jako druhá.

Hledání řešení - rozklad na více položek - Nejedná se spuštění této akce, ale pouze o spuštění záložky "Manuální párování". Pak je nutné zvolit podmínky pro manuální párování a teprve poté pro vlastní akci se stlačí tlačítko "Hledej rozklad hodnoty"


 

  (C) Nástrojová lišta

Export IN - Páruj a exportuj pouze zapárované položky

Export BEZ - Páruj a exportuj pouze nezapárované položky

Export Vše - Páruj a Exportuj zapárované i nezapárované položky

Export i stejný sloupec - bude současně spuštěno párování i způsobem A-A , A-B a B-B 

Export dvojic - budou nastaveny páry pro export a spuštěno párování i s exportem

Export 3 - bude nastaveno párování pro více položek, bude nastaven počet položek na 3 a spuštěno párování

Export 4 - bude nastaveno párování pro více položek, bude nastaven počet položek na 4 a spuštěno párování

 


 

(D) Seznam záložek -

Inventarizace nastavují se sloupce, které se budou proti sobě párovat, nastavují se filtry pro tyto sloupce a nastavují se další sloupce, které se nebudou párovat, ale pouze filtrovat dle dalších nastavení.

Další nastavení - nastavují se párování počátků řad, jejich umístění, povolení, či zákaz, nastavení způsobu párování hodnot, povolení párování ve stejném sloupci, párování mínusem, či absolutní hodnotou, a párování dle dvojic, či více hodnot

Manuální párování - nastavují se sloupce pro manuální párování, určuje se hodnota pro rozklad, výběr řešení, další omezující podmínky pro jednotlivé položky variant řešení, řazení a indexování nalezených řešení. Vlastní spuštění rozkladu, čištění od všech řešení, export řešení do původního souboru a export řešení do Excelu

Způsoby inventarizace - nastavují se základní druhy inventarizace dle praktického požadavku, tedy dle DPH, účtování, pokladny, úhrady plateb, faktur a skladových dokladů.

Nastavení formuláře - omezující podmínky pro manuální párování -přehled o obou oblastech A a B, cesty k souboru Excel, název listu. Nastavení exportu, řazení před exportem. Nastavení rozdílu hodnoty pro párování.

Sloupce - Nastavení sloupců pro sloupcové párování. Výstupní sestava do záložky a nastavení doprovodných sloupců pro sestavu do záložky.


 

(E) Informační pole o nastavení

Toto pole zakrývá celou oblast první záložky "Inventarizace", týkající se nastavení párovacích sloupců pro druhý a třetí párovací sloupce a jejich filtr. V režimu práce v jedné oblasti A je toto pole trvalé. V režimu práce dvou oblastí jsou páry sloupců k párování k dispozici po kliknutí na toto pole. Infopole obsahuje základní údaje o nastavení.


 

(F) Informační pole o výsledku

Toto informační pole je v první záložce "Inventarizace" aktivní po startu a po každém párování. Toto pole zobrazuje výsledky o provedeném párování. Pole se skryje tehdy, pokud přes něj přejedeme kurzorem myši. Pod polem jsou ukryty filtrovací řádky.


 

(G) Hlavní nastavení

zatrhávací pole "infopole1"  - viz informační pole o nastavení - v případě, že se toto pole zaškrtne, objeví se toto pole a skryje párovací řádky 2 a 3. Zatrhávací pole je aktivní pouze v režimu dvou oblastí  Pod informačním polem jsou  jsou párovací řádky 2 a 3.Pole v režimu jedné oblasti nelze skrýt.

zatrhávací pole "Infopole2" skrytí filtru" - viz "informačního pole o výsledku" . Zapínáním a odškrtáním tohoto pole se postupně zobrazuje, či vypíná infopole 2.

zatrhávací pole "Akce i nastavení - GD" , při zatržení tohoto pole se provede nejdříve nastavení na patřičnou akci a poté se provede vlastní akce. Jedná se tedy o dvojí operaci. Tomuto způsobu nastavení se říká GD. V případě, že pole zaškrtnuto není, jedná se o pouhé nastavení určitého druhu práce a jsme v režimu QR. Tyto akce a nastavení je možno provádět pouze přes příkazy hlavního MENU, pod označením " Akce..."

zatrhávací pole "Párování proti oblasti z B" - tím se přepíná na práci s oblastí A, nebo práci s oblastí A a B. Práce s oblastí A i B znamená, že je nutné před tím naimportovat i oblast B a případně otevřít před tím druhý soubor..Výhoda práce i s oblastí B je v tom, že lze pracovat se sloupci, které mají hodnoty v každém poli. Lze tedy nastavit párování i ve stejném sloupci.

zatrhávací pole "párovat pouze do dvojic" spočívá v tom, že při párování do dvojic se tvoří dvojice spárovaných řádků podle daných kritérií.Pokud se páruje nejenom do dvojic, ale hledají se všechny hodnoty k jedné hodnotě, je to párování na více položek. Lze i určit, kolik položek je nutných pro to, aby byly exportovány jako konečný výsledek. Například při požadavku 4 položek je podmínkou, aby bylo párování provedeno, aby se stejná hodnota opakovala ještě alespoň 4x. Viz také pole "Ještě další minimální počet shod hodnot" v záložce "další nastavení"


(H) Spodní tlačítka

Zpětný import - práce od počátku. - Toto tlačítko má za funkci, aby byly znovu spuštěny soubory a opět znovu importovány. Hodí se tak v případě, že je narušen původní soubor, anebo s ním bylo pracováno v jiné záložce. Pak postačí toto tlačítko stlačit a opět se provede samonačtení. Pokud se akce nepodaří, což je také možné vhledem k tomu, že soubor Excel nemusí být v dané chvíli přístupný, pak doporučuji provést kontrolu výběru v souborech Excel a provést postupný import A a import B znovu.

Skrýt nyní očíslované řádky - je to pouze provedení pakovaného párování za stejných podmínek. Bude ale provedeno přepnutí pole Export bez indexu na zatržené. Poté bude proveden nový export  do souboru Excel.

Základní režim - bude nastaven první režim pro jednu oblast, dle první volby v záložce "Způsoby inventarizace"

epni na další režim - Dle pořadí režimů, které jsou dány na kartě "Způsoby inventarizace"  se postupně aktivují režimy po každém stisku tohoto tlačítka, jak jdou režimy za sebou.

Uzavři Excel celý - budou uzavřeny všechny soubory Excel.,  i formulář Inventarizace, kalkulačka zůstane otevřena na svém hlavním formuláři.

Uzavři vše - bude ukončen program kalkulačka a současně uzavřeny soubory Excel.

Zavřít - bude uzavřen tento formulář

Přepni na jiný export - Postupným výběrem tohoto tlačítka se nastavují postupně režimy na export  se zapárovanými řádky, export bez zapárovaných řádků a export všech řádků

 


(I) Infopole o zpracovaných řádcích -

pole "importováno řádků" ukazuje na průběh při importu jednotlivých oblastí

pole "exportováno řádků" ukazuje na průběh při exportu do Excelu u jednotlivých oblastí

pole  "Celkem A" ukazuje počet řádků oblasti A"

pole  "Celkem B" ukazuje počet řádků oblasti B"


 

(J) Infopole o základní akci

Toto pole ukazuje na druh hlavní akce, které bylo původně vybráno. Postupným přenastavováním jednotlivých nastavení se toto pole nemění. Změní se ale vždy po změně ve výběru akce, prostřednictvím volby na kartě "Způsoby inventarizace", nebo tlačítka "Základní režim", nebo tlačítka "Přepni na další režim"


 (K) Grafický indikátor -

indikátor informuje o průběhu importu a exportu


 

(L) Stavová lišta

informuje nás o provedení základního nastavení inventarizace


 

Postupová informace a  informace o akci

postupová informace nás informuje o všech krocích, které jsou potřeba nyní provést. Současně jsou v poli vyznačeny zrovna řádky, které nás informují o dalším možném kroku. Každý aktuální další možný řádek je popsán v informačním poli o akci, kde je podrobněji popsán možný aktuální krok. Díky těmto informacím tak uživatel ví, jakým způsobem dál pracovat.



 

Záložky podrobně

 Inventarizace - záložka Další nastavení - záložka Manuální párování - záložka Způsoby inventarizace - Záložka Nastavení formuláře - Záložka Sloupce

 

 

 Inventarizace - záložka 1

Tato záložka slouží k nastavení párování jednotlivých sloupců mezi sebou, počtů párování, filtrování jednotlivých hodnot a a výběru sloupců hodnot, které se budou párovat. Bez této záložky nelze připravit párování do konce.

Párovací řádky - Filtrovací řádky - Rozevírací boxy - Zatrhávací pole - Textová pole - Číslo indexu - Příklady zadání

 

obrázek č.3 - záložka inventarizace

 

Párovací řádky  - oblast pro nastavení párování dvou vzájemných sloupců

K dispozici máme celkem tři párovací řádky. Párovací řádky jsou umístěny v horní polovině záložky. Každý párovací řádek upravuje  jedno párování mezi dvěma určenými sloupci A a sloupci B. Lze párovat, pokud je tak povoleno v zatrhávacím  poli  "povoleno párovat v jednom sloupci." párovat ve stejném sloupci, tedy vyhledávat stejné hodnoty v jediném sloupci A nebo jediném sloupci B. Každý párovací řádek se skládá ze zatrhávacího pole, které aktivuje tento řádek, seznamu názvů z oblasti A, určeného pro první výběr sloupce, seznamu názvů pro výběr sloupce B z oblasti A a seznamu názvů pro výběr párovacího sloupce z oblasti B. Každý párovací řádek má tedy k dispozici až tři seznamy pro výběr dvou sloupců, které se budou mezi sebou párovat. Zatímco první seznam pro určení prvního sloupce z oblasti A je vždy aktivní, tak druhé pole pro výběr protipárovacího sloupce je aktivní podle toho, zda je aktivní práce v jedné, či dvou oblastech, Pokud je aktivní oblast pouze oblast A, budou aktivní dva rozevírací boxy pod sebou a pokud je aktivní práce s dvěma oblastmi, bude aktivní pole ve Sloupci1 a rozevírací pole ve druhém sloupci, jak je vidět na obrázku č. 3.

Párovací řádek se skládá ze zatrhávacího pole, které tento řádek aktivuje. První párovací řádek je vždy aktivní a nelze jej vypnout. Pokud bude aktivní první řádek a třetí řádek, a druhý řádek aktivní nebude, nebude se párovat podle třetího párovacího řádku. Aktivovat párovací řádek číslo 2 a číslo 3 lze pouze v režimu dvou oblastí. Jinak je na místu 2. a 3. párovacího řádku infopole o nastavení.

 

Filtrovací řádky - oblast pro nastavení filtru hodnot pro jeden sloupec

V dolní polovině záložky je oblast určená pro filtrování řádků. K dispozici jsou celkem 4 řádky , indexované číslem 4 až 7. Rozdíl mezi párovacími řádky a filtrovacími řádky je v tom, že párovací řádek určuje dva sloupce, které se bude porovnávat a současně obě jejich hodnoty musí splňovat další kritéria,. nastavené filtrem. Filtrují se tedy sloupce, které se párují. zatímco filtrovací řádky nastavují práci pouze s jedním sloupcem, libovolně vybraným z oblasti A, nebo z oblasti B a určují filtr pouze pro hodnoty sloupce hodnot jakéhokoliv sloupce, který nemusí být vůbec párován. Pokud je vybráno více, než jeden párovacích řádků, pomocí prvního zatrhávacího pole u každého řádku (aktivace řádku filtru, anebo párování), jedná se pak o více nastavených podmínek. jejichž logický význam je "AND", tedy rozumějme ve významu " a platí také současně "

Rozevírací boxy - pole názvů , pomocí kterých se určují sloupce

Tyto rozevírací boxy jsou již popsány v Párovacích řádcích.  V horní části se tyto boxy naplní vždy po importu dat z oblasti A. První párovací řádek je vždy aktivní a po importu dat z oblasti A se tak zaktivní dva boxy se seznamy v prvním párovacím řádku a také prvním sloupci , označeném " párovací sloupce z oblasti A". K boxům v režimu práce s pouze s oblastí A nelze aktivovat 2.a 3. párovací řádek. Ve filtrovacím poli aktivovat párovací řádek jde.vždy, v režimu o jedné oblasti A však samozřejmě není možné vybírat názvy sloupců z oblasti B. Ve filtrovacím řádku nelze vybrat současně dva sloupce, lze vybrat pouze jeden z oblasti a , nebo jeden z oblasti B.

Zatrhávací pole - přepínače funkce filtru a aktivátory řádků

Máme k dispozici následující zatrhávací pole :

Aktivátor řádku - aktivuje filtrovací a párovací řádek. V režimu práce s oblastí A nelze aktivovat párovací řádek 2 a 3. Nelze také aktivovat párovací řádek č. 3 a neaktivovat párovací řádek č. 2. Filtrovací řádky lze aktivovat i na přeskáčku. Aktivací řádku zpřístupníme další ovládací prvky tohoto řádku.

Aktivátor nadpisů B ve filtrovacím řádku . Platí pouze pro filtrovací řádky. V okamžiku kdy stlačíme na řádku v pořadí 2. zatrhávací pole, a pracujeme s dvěma oblastmi A i B, pak dojde k zpřístupnění seznamu názvů z oblasti B, seznam názvů z oblasti A ale přístupný nebude.

aktivace filtru "od-do" - mají oba druhy řádků a jsou umístěny před prvním textovým polem, Pokud bude toto zatrhávací pole zatrženo, bude aktivován filtr, který dále bude kromě párování hodnot mezi sloupci A a sloupci B i tuto hodnotu filtrovat. Toto políčko aktivuje funkci filtru od-do. Tato funkce se použitelná jak pro číslici, tak pro řetězce.Pro kombinace řetězců a čísle se nedoporučuje. Funkce od do je včetně, tedy například od čísla 1000 do čísla 50000, anebo řetězce H do řetězce Pro, čili budou nalezena všechna slova začínající na HPro.. Filtrem tedy projde slovo "Hana" , a slovo "Procházka" , ale neprojde slovo "Radek" nebo slovo "Eva" nebo slovo "průmyslový" , protože je až po ukončení intervalu znaků "Pro" Filtr zde pracuje bez ohledu na velká písmena.

aktivace funkce "obsahuje" -  tato funkce je pouze pro řetězce. Týká se vložené skupiny znaků do textového pole číslo 1 na každém řádku. Pokud zapíšeme zde znaky "pro" a pole bude zatržené, budou vyhodnocena všechna slova , jako například " prosinec", procházka"  "poprosit" "pro"  "proti" atd.. Filtr zde pracuje bez ohledu na velká písmena.Vložená čísla v tomto případě jsou převedena na text.

aktivace funkce "neobsahuje"- opak předchozí funkce. Tímto nechceme, aby tato slova neprošla filtrem, viz slova výše. Pokud bude na řádku zatrženo poslední zatrhávací pole, bude aktivována funkce "neobsahuje" a budou vyloučena všechna slova, která mají v sobě tuto skupinu znaků. "Pro" - bez ohledu na velká písmena. Budou vyloučena slova "proti", ale nebude vyloučeno slovo "práce" , " tisk" atd., protože neobsahují celý podřetězec. Vložená čísla v tomto případě jsou převedena na text.

Textová pole -  zadání pro filtr - Na každém řádku jsou k dispozici dvě textová pole. První textové pole pracuje v trojím režimu. Pokud je zatrženo pole vlevo od toho prvního textového pole, byla aktivována funkce "od -do" a první textové pole pracuje jako levý interval , tedy "od". Toto textové pole je také určeno pro využití funkce "obsahuje" a neobsahuje". Pokud bude toto pole vyplněno a bude zatrženo pole "obsahuje", nebo "neobsahuje", pak funkce filtru využije pouze toto pole.

Druhé textové pole je využito pouze pro funkci filtru od-do. Pokud je vyplněno toto pole a je zatrženo pole od-do. pak toto pole slouží jako hranice pravého intervalu.Pokud nebude toto pole vyplněno, není interval vůbec omezen zprava.

Číslo indexu - číslo filtru celkem - Pokud bude využita funkce filtrování dle řad, je právě tento index využitý. Párování dle počátků řad  - využívá číslo indexu a páruje právě podle toho řádku, podle jakého indexu bylo určeno n nastavení párování podle počátku řad.


Příklady zadání : nechť se filtrují hodnoty (500 -999 -1000 - 1500 -1750 -2000 a nebo hodnoty ( Novák - Nováková - Suchý - Suchá - Novotný) V = výsledek,  T1 = text v textovém poli a T2 je text druhém textovém poli

A: filtr od -- do :       T1 = 500, T2=1749         V= 500,999,1000,1500

T1 = 600, T2=1999         V= ,999,1000,1500,1750

T1 = nevyplněno, T2=1749  V= 500,999,1000,1500

T1 = 500, T2=nevyplněno   V= 500,999,1000,1500,1750,2000

T1 = "N" , T2 = "S"         V = "Novák, Nováková, Novotný"

T1 = "N" , T2 = "Suchá"         V = "Novák, Nováková, Novotný, Suchá"

T1 = "n" , T2 = "SUCHÁ"         V = "Novák, Nováková, Novotný, Suchá"

T1 = "NOVO" , T2 = "Suchá"         V = "Novotný, Suchá"

T1 = "Novo" , T2 = ""         V = "Novotný, Suchá, Suchý" (pak vše do konce)

B: filtr "obsahuje :"   T1 = 500, T2=1749         V= 500,1500 ( T2 si tato funkce nevšímá !)

T1 = 5, T2=1749      V= 500,1500,1750 ( T2 si tato funkce nevšímá !)

T1 = nevyplněno, T2=1749      V= všechny hodnoty

C: filtr "neobsahuje :"   T1 = 500, T2=1749         V= 999,1000,1750,2000 ( T2 si tato funkce nevšímá !)

T1 = 5,       V= 999,1000,2000 ( T2 si tato funkce nevšímá !)

T1 = nevyplněno       V= všechny hodnoty

 

D :    párovací řádek : filtr od -- do :       T1 = 500, T2=1749         

  filtrovací řádek : filtr od -- do :      T1 = 1000, T2=1749           V= 1000

 

D :    párovací řádek : filtr od -- do :       T1 = 500, T2=1749         

  filtrovací řádek : filtr od -- do :      T1 = 1000, T2=1000           V= 1000

        

D :    párovací řádek : filtr od -- do :       T1 = 500, T2=2000         

  filtrovací řádek : filtr od -- do :      T1 = 1000, T2= nevyplněno           V= 1000, 1750,2000

 

Poznámka : E :    Filtr pro datum : V textovém poli : 2.říjen 2010 =    02.10.2010


 

další nastavení - záložka 2

Tato záložka slouží k nastavení párování podle začátku jednotlivých řad, u jednotlivých sloupců mezi sebou, definici počátků řad, definice způsobu porovnání rovnosti u párování, povolení práce s minusovými hodnotami a absolutními hodnotami, nastavení párování dle dvojic, anebo dle více položek proti sobě.

Funkce párování řad - Párování řad  definice - přiřazení k indexu - povolení párování - povolení, nebo zákaz dle řad - minusové položky - dle absolutních hodnot - párování v jednom sloupci - párování dvojic - párování s více položkami

 

obrázek č.3 - záložka inventarizace

Funkce párování řad (světle zelené šipky) je dalším rozšířením filtru pro probírané položky. tento filtr .Funkci párování lze použít pro jedinou řadu a to párovací řadu 1-3, nebo filtrovací řadu 4 a 5. Párovací řada má přednost před vlastním párováním. V případě, že je řada vybrána jako řada, kde se budou porovnávat počátky řad, nebudou tyto řady klasicky párovány, tedy vyhledávány podle stejných hodnot. Vyhledávání nastane právě podle povolených, ale podle zakázaných vyjmenovaných řad. Toto párování je vhodné při posuzování řad podle účetních knih, počátků názvů dokladů a podobně. Funkce párování funguje následovně : Zatrhne se pole "Vyjmenované páry řad dokladů...". Do textového pole "páry řad" se vloží dle určitého pravidla počátky řetězců, které vyhledáváme. Pak se vybere, jaké řady se počátky týkají a vybere se tedy index. Na závěr se zvolí, zda vyjmenované počátky chceme povolit anebo je zakázat. Párování se spustí tlačítkem  "párovat"

Definice  počátků řad -  textové pole páry řad  - v tomto textovém poli se definují páry počátků řad. Musí se vždy zapsat páry řad, které chceme, anebo právě nechceme povolit.. Například, jedná-li se o párování řad mezi názvy knih, pak nechceme, aby se mezi sebou párovaly řady stejných knih. Běžný účet = "BU1", pokladna 1 = "po1", pokladna 2 = "PO2 ". obecný doklad je "OB1". Každý účetní program a účetní má své vlastní pojmenování, ale princip je stejný. Pokud tedy honíme mezi sebou zaúčtování poklady, pak povolíme, aby se párovaly mezi sebou řady poklady a účetních dokladů. například tedy "PO1" a "UC1" a "PO2" a "UC1". Protože ale začátky pokladny jsou společné, pak nám stačí "PO" a "UC1", pokud si přejeme ještě současně kontrolovat například doklady "BU1" a "UC1" , pak by mělo textové pole vypadat následovně :" Bu1-Uc1;Po-Uc1 " . Páry jednotlivých počátků tedy oddělujeme pomlčkou a jednotlivé dvojice oddělujeme středníkem. Počátky řad nakonec můžou vypadat jakkoliv například "1-2; 5-5", nebo "záloh - vyúčt "; zál.-vyúčt. ;zál. - vyuč" a podobně.

5 zatrhávacích polí - přiřazení k indexu  - je nutné určit, jaké řady se párování dle počátku řad se týká. Můžeme vše přiřadit první až třetí párovací řádek, anebo první dva filtrovací řádky. Lze přiřadit pouze jediný řádek. Číslo řádku se rovná číslu indexu. V režimu o práce s jedinou oblastí A nelze přiřadit index 2 a 3.

zatrhávací pole - při importu zrušit mezery  -  při vkládání dat do databáze se budou rušit mezery na konci buňky. Ponechá se pouze případná poslední mezera. Například "automobil    " po úpravě je "automobil ". "auto a dveře" po úpravě je "auto a dveře"  , "osnova " po úpravě je "osnova ", tedy poslední jedna mezera zůstane ponechána, uvnitř slov se mezery neruší.

pole povolení párování - jedná se o zatrhávací pole, které povoluje režim párování podle počátků řad, anebo tento režim vypíná.

pole povolení, nebo zákaz dle řad - vyjmenované řady nastavujeme při volbě přepínacího pole "vypsané páry jsou zakázané", anebo přepínací pole " vypsané páry jsou povolené". Volba "Povolené páry"  znamená, že jsou právě a pouze vyjmenované páry povolené. - Zakázané páry  jsou takové, které nesmí být proti zapárované.

pole minusové položky   jedná se o zatrhávací pole s tímto textem : "jedna hodnota musí být minusová" . Jedná se o funkci , kdy hledáme protihodnotu s opačným znaménkem, pokud se ovšem jedná o hodnotu číselnou. .

pole dle absolutních hodnot - číselná protihodnota může, ale i nemusí být hodnotou s opačným znaménkem. Vyhledáváme tak z důvodu, kdy si nejsme jistí, že jsme opravovali minusem, nebo plusem na obrácené straně účtu, anebo, kdy si nejsme jistí, zda nedošlo ke stornu, či opravě částky, či dokladu.

pole párování v jednom sloupci - tato funkce není povolená implicitně. Párujeme především proti jinému sloupci. Ale jsou případy, kdy prohledáváme pouze jediný sloupec, anebo kdy chceme prohledat proti sloupec i svůj sloupec, například při inventarizaci hodnot celkem, kdy hledáme chybu. Funkce párování v jednom sloupci je tedy velmi užitečným doplňkem pro párování..

pole párování dvojic - párují se pouze dva řádky proti sobě - (tmavě zelené šipky) - v této funkci hledáme k sobě pouze dvojice. provádíme tím takzvané odškrtávání z celkových součtů, kdy hledáme chybu v párování, anebo chybu v součtu.protože odškrtáváme do dvojic, pak přebytečný počet stejných hodnot na jedné straně nám odhalí právě příčinu, proč se knihy sobě nerovnají. V režimu párování dvojic se nehodí párovat ve svém sloupci, protože se tím ruší účinky a výhody vzniklých dvojic, které by rychle odhalily volné členy hodnot v obou sloupcích.

pole párování s více položkami - pole " lze k sobě párovat více řádků..." , toto je funkce, kdy proti jedné hodnotě vyhledáváme všechny ostatní stejné hodnoty . nalezneme tak veškeré hodnoty, které jsou rovny, anebo si dle nastavení podobné. Nalezené hodnoty musíme samozřejmě dále zpracovat, protože nejsou ve dvojicích. Nám se takové párování hodí, když se opakují často stejné hodnoty, jako například pravidelné zálohy. ve spojení se zadanou odchylkou (cca 1 Kč) tak dokonce dokážeme odchytit i částky, téměř se rovnající naší hledané částce, protože byla špatně zaokrouhlená částka v původním dokladu. U tohoto druhu párování se velice hodí mít zatržené pole  "párování v jednom sloupci", protože kdyby zatrženo nebylo, pak stejné hodnoty ve sloupci A zůstanou vždy na "ocet" , nebudou nikdy zapárovány, zatímco hodnoty z pravého sloupce byly všechny "vyzvednuty" bez omezení.

numerické pole Ještě další minimální počet shod hodnot - jedná se o doplněk k funkci párování s více položkami. zadaná hodnota nám říká, že chceme znát takové hodnoty, které se opakují ještě tolikrát, kolikrát si určíme právě v tomto poli. Exportována budou totiž pouze jenom tato pole..

Box  "rovnost výrazů " - obsahuje tři zatrhávací pole, které nastavují pojetí rovnosti. Když se páruje jedna hodnota s druhou , párujeme celkem šesti způsoby. První způsob je normální způsob, kdy hodnoty musí být rovny. Druhý způsob je pomocí párování řad, kdy párování dle řad má přednost a porovnávají se pouze zadané počátky , třetím způsobem je porovnání  s hodnotou s opačným znaménkem, čtvrtý způsob je porovnání s hodnotu absolutní, tedy bez ohledu na znaménko, pátý způsob je porovnání s hodnotou, lišící se až o zadaný rozdíl, třeba o 0,5 Kč. Poslední způsob je určení rovnosti, kdy z našeho hlediska jsou si řetězce rovny tehdy, shodují se alespoň v několika znacích. V boxu "rovnost výrazů" je číselné pole "počet shodných znaků párování", které nám určuje, kolik znaků musí jeden výraz minimálně obsahovat v druhém výrazu. Například , je-li zadána hodnota 3 a jsou porovnávaná slova "záloha" , a "zál. " , pak se výrazy shodují právě ve třech znacích po sobě. Stejně tak se shodují dle tohoto pravidla i výrazy "el. energie zálohy" a " ener. zál. 6/2010". Pozor , je-li výraz kratší, než určitý počet znaků, tak se výrazy taktéž shodují - například :  výraz "" a výraz "zálohy " se shodují. Důvod je ten, že jeden výraz je celý obsažen ve výrazu druhém. Výraz "z." a zálohy" se tedy již nerovnají., naopak výraz "z" a výraz "" i při počtu 3 se sobě rovnají. O tom, jaký párovací řádek se bude podle tohoto pravidla chovat rozhoduje zatržení 3 zatrhávacích polí a to "Index 1 - výrazy se zcela rovnají" , Index 2 - výrazy se zcela rovnají , Index 3 - výrazy se zcela rovnají"


 

manuální párování - záložka 3

 

Hledání rozkladu jedné hodnoty na více hodnot, hledání různých variant řešení, s různým omezením.

Maximální počet nalezených položek může být 6.

Tato záložka slouží k nastavení manuálního párování, provedení manuálního párování, zápis zapárovaných položek párování a export napárovaných položek. V nastavení lze omezit variace párování, omezit počet variant řešení i počet položek pro každé řešení. Dále lze omezit vyhledávání hodnot, pokud zadáme minimum a maximum, můžeme zadat druhé minimum i druhé maximum.Umíme nastavit párování tak, že součet položek bude mít opačné znaménko. Současně můžeme určit, že se celkový součet nalezených položek bude rovnat až o nějaký rozdíl. Lze také určit, zda se bude nějaká nalezená položka rovnat přesně nějaké hodnotě, či bude větší, nebo větší, než nějaká hodnota. Nalezené položky a vybrané řešení lze umístit nazpět do souboru dat a vyexportovat K dispozici je také funkce, pomocí které lze všechny nalezené a exportované řešení anulovat.

Stručný postup práce v této záložce - Výběr sloupců  - Nastavení počtu položek - nastavení párování - okrajové hodnoty - jedinečná hodnota - povolená odchylka- výběr hodnoty k rozkladu - varianty řešení - vložení řešení do souboru - export řešení - anulování řešení

 

stručný postup :

krok 1 -   výběr sloupce s hodnotami k rozkladu (1)

krok 2 -    dále možné nastavení omezení výběru a položek ( 6- 7- 8- 9- 12)

krok 3 - výběr hodnoty k rozkladu (2)

krok 4 - hledání variant (10)

krok 5 - výběr varianty(3)

krok 6 - export varianty do souboru (tlačítkem)

krok 7 - export celého souboru do excelu (tlačítkem)

 

obrázek č. 4 - manuální párování

 

Výběr sloupců  - (označení číslem 1)  před vlastním párováním je nutné si vybrat dva sloupce , s kterými budeme spolupracovat a z kterých budeme čerpat dat. Je samozřejmé, že musí být naimportována alespoň oblast A. K dispozic máme celkem tři rozevírací boxy nadpisů. první dva horní boxy se týkají oblasti A. Nejvýše postavený rozevírací box "sloupec 1 z pole A" vybírá sloupce, do kterého se načtou hodnoty k rozkladu.Je logické, že takový sloupec by měl obsahovat číselné hodnoty k rozkladu.. Druhý, střední sloupec "sloupec 2 z pole A" se týká opět výběru z oblasti A. Jedná se o výběr sloupce, který má položky, jejichž kombinací a jejich součtem dostaneme vybranou hodnotu k rozkladu. V praxi tedy například hledáme úhradu faktury, například 12500 Kč, která byla uhrazena na několikrát. . Můžeme také vyloučit tak případně, zda úhrady byly provedeny všechny. Třetí, poslední sloupec  "2 z pole B" má obdobnou funkci, jako sloupec druhý, avšak je aktivován právě tehdy, pokud je aktivována práce s dvěmi oblastmi. Druhé rozevírací pole je pak nepřístupné.. Po výběru nadpisu z prvního rozvíracího se  pole pak zobrazí všechny hodnoty z vybraného sloupce v prvním seznamu uprostřed záložky..

Nastavení počtu položek - (označení číslem 6)  Po výběru sloupců je možné přejít na výběr položky k rozkladu. Nejdříve ale můžeme nastavit další omezující podmínky pro vyhledávání variant řešení.. jedno z takových nastavení je nastavení počtu položek v jednom řešení. K tomu slouží tři zatrhávací pole, která aktivují svá číselná pole. Jsou to pole "přesný počet položek" , které stanoví, že počet nalezených položek se musí rovnat třem přesně. Takže například hodnota 12500 může mít variantu řešení s položkami například 5000 + 5000 +2500 . Ne však 5000 + 000 +2000 + 500 , protože by to byly řešení čtyři. Druhé pole  "maximálně položek " stanoví maximální počet nalezených položek. Pokud tedy je zde hodnota 4, pak obě předcházející řešení jsou přijata. Řešení s hodnotami 2500, 2500, 2500, 2500, 2500 = 12500 není přijato.Řešení, kdy byla nalezena jedna varianta s položkou 12500 také vyhovuje.. Třetí možnost je určit minimální počet řešení, například při hodnotě 5, tedy při volbě pole "minimálně položek" a hodnotě 5 by bylo přijatelné řešení 5x 2500 Kč.

nastavení párování - (označení číslem 12) - Předtím ještě lze nastavit způsob párování. Zatrhávací pole  "neukazovat zapárované" způsobí, že po každé vybrané variantě řešení, zmizí již vyřešená hodnota z prvního pole hodnot k rozkladu. Bude tak vybráno méně hodnota pole s nabízenými hodnotami k rozkladu se stává přehlednějším, protože z něj ubývají již nepotřebné a zapárované položky.. Další zatrhávací pole "opak je záporný" nastaví, že součet položek z hledaného řešení musí mít opačné znaménko. Tedy  například hodnota 12500 při přesně 4 položkách má položky -2500 -5000 -2500-2500 , anebo také 12500 +12500 -25000 -12500, například. .Pole "položky seřadit" nám určuje, že položky v 1. boxu nabídky čísle k rozkladu budou seřazeny dle výše hodnota, aby byly některé číselné hodnoty nalezeny rychleji. Pole "i indexovat sloupec zdroje" je implicitně zatrženo a přikazuje, aby se při ukládání řešení do souboru, označily nejenom nalezené položky řešením, ale i základní položka ve sloupci A. a tak vypadla z nabídky v původním souboru dat. Pole "nerozložené označit jako XXX"  označí tuto a stejnou hodnotu písmeny "XXX", pokud nebylo nalezeno řešení a toto pole bylo zaškrtnuto.Nevýhodou označování samozřejmě je, že nelze kombinovat jednotlivé filtry v nastavení. Aby bylo označení zrušeno, je nutné ale odparovat kompletně celou sestavu.pomocí tlačítka "Řešení vynulovat"

okrajové hodnoty - ( označení číslem 8) - požíváme tato pole, pokud si částečně pamatujeme , jaké platby asi měly svou hodnotu - abychom zpřesnili a urychlili vyhledávání řešení, máme k dispozici několik polí, jak upřesnit vyhledávání. K tomu jsou k dispozici 4 základní omezovací pole. první pole, která aktivují textová pole, kam se uloží omezující hodnota na krajích skupiny položek nalezeného řešení.Pole "maximální hodnota" stanovuje maximální hodnotu  nejvyšší položky. Při zadané hodnotě 1200 pak řešení 2500 , 2500 2500 , 2500 , 2500  je sice součet celkem 12500 , ale nesplňuje podmínku úspěšného řešení.Pole "minimální hodnota" stanovuje minimální hodnotu  nejnižší položky řešení. Při zadané hodnotě 200 pak řešení 201 ,299 ,  12000 ,   splňuje podmínku úspěšného řešení.Pole "2. maximální hodnota" stanovuje druhou nejvyšší maximální hodnotu  nejvyšší položky. Při zadané hodnotě 1000 a například maximální hodnotě 5000 pak řešení  , 2500 2500 , 2500 , 2500, 2500  nesplňuje podmínku úspěšného řešení, protože je porušena jedna z podmínek. Pole " 2. minimální hodnota" stanovuje 2. nejmenší a minimální povolenou hodnotu  druhé nejnižší položky. Při zadané hodnotě 1200 pak a druhé zadané minimální hodnotě 2000, pak řešení 2500 , 2500 2500 , 2500 , 2500 splňuje podmínku úspěšného řešení. Nesplnilo by to například při tomto řešení : 1300 - 1700 - 10500 - . I řešení , stávající ze dvou čísle případně nemusí splnit podmínku pro nejmenší, pokud podmínka druhého nejmenšího prvku je například 7000. Řešení o dvou prvcích 5000 a 7500 pak podmínku nesplní.

jedinečná hodnota - (označení číslem 7) - další omezující podmínka , kdy známe docela přesně údaje o alespoň jedné hodnotě, ale nevíme , zda je nejvyšší, nebo nejnižší.- jedná se o zatrhávací pole, "alespoň jedna z hodnot musí" které pak aktivuje jednu ze tří podmínek a textového pole s určitou hodnotou . Pole "rovna či menší" spolu s textovým polem "této hodnotě" pak dávají podmínku, aby jedna z nalezených položek řešení byla rovna, či menší, než hodnota v textovém poli. například, je-li v poli "této hodnotě" uvedena hodnota 5000, pak řešení 2500, 2500, 2500, 2500, 2500 tuto podmínku splňuje. Pokud ale bude v poli "této hodnotě" hodnota 2000, pak například řešení 2500,2500,5000,2500 podmínku úspěšného řešení nesplňuje.Pokud bude ale  zatrženo druhé pole "rovna" a bude zde uvedena hodnota 5000, pak je podmínka úspěšného řešení. třetí pole "rovna či větší" znamená, že známe platbu, kdy alespoň jedna dosahovala určité výše, řekněme 6000 Kč , ale nevíte, zda přesně. Pak předchozí řešení plateb 2500,2500,5000,2500 podmínku nesplňuje.

povolená odchylka - při špatně zaúčtovaných, či pořízených platbách. , kdy součet se může lišit díky špatnému zaokrouhlení až třeba o 2 Kč. Zatrhávací pole "povolená odchylka" doprovází textové pole s hodnotou bez označení. Pokud bude tedy pole zatrženo a současně vyplněna hodnota, například 2, pak celkový součet nalezených položek se může lišit až o dvě koruny. Pak například řešení 2500,5, 2500, - 2500,4, - 2500,4 - 2500 řešení splňuje, protože součet je 12501,3. Stejně tak řešení  2499,5 + 2499,5 +2500+2500+2499,5, kdy součet je 12498,5, tedy o 1,5 Kč menší, což do limitu 2 Kč pro úspěšné řešení stačí.

pole "povolení nastavení" (označení číslem 9) aktivuje celou oblast omezení  na položky, maximální a minimální hodnoty, povolenou odchylku a omezení o určité hodnotě.

Výběr hodnoty k rozkladu - (označení číslem 2) - rozevírací box, "sloupec 1 z pole A" obsahuje soupisku nadpisů sloupců z oblasti B. Po výběru nadpisu budou všechny číselné hodnoty naimportovány do prvního seznamu uprostřed záložky. Seznam má záhlaví "seznam hodnot ve sloupci". Tento seznam je seřazený dle svých hodnot, pokud je zatrženo pole "položky seřadit". Uživatel poté, si vybere jednu hodnotu ze seznamu hodnot tak, že poklepe na daný řádek. Na obrázku je například vybrána hodnota 1000.

Varianty řešení - (označení číslem 3) abychom dostali nějaká řešení, je nutné stlačit tlačítko " Hledej rozklad hodnoty"   toto tlačítko spustí akci prohledávání, filtrování a následné kombinace položek. Počet variací, čili možných kombinací s prvky je omezen. Toto omezení lze však zvýšit pomocí pole "maximum provedení variací", kde lze číslo upravit na libovolnou hodnotu" (Typu Double). Pomocí volby v MENU - Akce manuální rozklad- lze vždy zdvojnásobit povolený počet variací.V případě úspěšného hledání se v druhém seznamu označeném jako "možné varianty"  objeví určitý počet řešení. Kdyby byl počet řešení nulový, tak položka, kterou jsme se snažili rozložit, bude označena třemi písmeny "XXX", čili tak dáme systému na vědomí, že tato položka řešení nemá.Toto označení se bude provádět pouze při zaškrtnutém poli "nerozložené označit jako XXX". Spolu s touto hodnotou budou takto označeny všechny stejné hodnoty. Každá varianta řešení je označena číslem. Do variant řešení jsou započteny i řešení s jednou položkou se stejnou položkou.i přes to, že bude omezen počet položek pomocí boxu s nastavením minimálního, maximálního, nebo přesného počtu položek.. Omezit ale řešení lze tím způsobem, že do maximální hodnoty zapíšeme číslo menší, než je číslo , které rozebíráme. Pokud myší procházíme jednotlivé varianty, jejich položky jsou ve třetím poli s názvem "položky varianty" . Všechny položky jsou označeny číslem řádku z oblasti, pozor ale jedná se o relativní číslo řádku. Pokud oblast začíná nav Excelu na čísle 5 a jedná se o druhý řádek, tak v Excelu to je šestý řádek, i když pro naše účely se jedná o druhý relativní řádek. .Pod pole " položky varianty" je opět hodnota,vlastně celkový součet, který vyhledáváme, zde je případně včetně opačného znaménka.

vložení řešení do souboru - (neoznačeno číslem) - jedná se o tlačítko "Řešení zařadit do souboru" - do původního souboru budou  vyznačeny všechny řádky, jejichž varianta byla vybrána. Vyznačení bude ve sloupci 1, kam se zapisuje párování.Hodnota párování bude rovna hodnotě, kterou jsme rozkládali. Například hodnota 1000 byla rozdělena na dvě hodnoty 200 a 800 . Hodnoty 200 a 800 byly na řádcích sloupce B číslo 14 a 16. Do prvního sloupce těchto řádků byly tedy vyznačeny hodnoty 1000. Pokud je zatrženo pole "indexovat i sloupec zdroje", bude označen i řádek s hodnotou z oblasti A. Měla -li se rozkládat hodnota 1000 z řádku 5, Pak tedy číslem 100 bude označen sloupec A a to v řádcích  5, 14 a 16.. Do pole seznamů hodnot "seznam hodnot ve sloupci" bude dopsáno označení "OK", že bylo zapárování zapsáno do původního souboru.

 export řešení - výsledné párování bude exportováno do souboru Excel. Jedná se o tlačítko "exportuj do Excelu" " Dle nastavení ze záložky "Nastavení formuláře" bude proveden i typ exportu.. Export lze opakovat a lze i přidávat řešení.

anulování řešení - Pokud budeme chtít začít znovu, stlačíme tlačítko "ŘEŠENÍ VYNULOVAT" - BUDOU VYMAZÁNA VŠECHNY "ok" OZNAČENÍ, "xxx" OZNAČENÍ, A V SOUBORU BUDE TOTO PÁROVÁNÍ ZRUŠENO.

 


 

způsoby inventarizace - záložka 4

Nastavíme na přímo práci s jednotlivými funkcemi, dle typu inventarizace.

Jednotlivé druhy - Infopole - Funkční tlačítka

 

obrázek č.5 - záložka druhů inventarizace

 

TLAČÍTKA AKCÍ

Jednotlivé druhy  - Stlačením každého barevného tlačítka akce, bude zhruba nastavena práce pro následující oblasti.

Inventarizace jednoho účtu jedna oblast : Vhodné pro práci v účtování dokladů. práce s jednou oblastí, vhodné pro účtování MD - DAL, kdy v protějších hodnotách je hodnota nula. tedy tam, kde pokud je na MD účtováno, na straně DAL není žádná hodnota. Jedná se o nejjednodušší model práce. Tento model pracuje pouze s oblastí A a základním nastavení jsou dvojice. Nepárují se zde hodnoty z vlastního sloupce.

Inventarizace jednoho účtu dvě  oblasti : Vhodné pro práci s účetními doklady, účetní knihou. Práce s dvěmi oblastmi, vhodné pro účtování MD - DAL, kdy v protějších hodnotách je hodnota nula. tedy tam, kde pokud je na MD účtováno, na straně DAL není žádná hodnota.Vzhledem k tomu, že se jedná již o dvě oblasti, je možné toto pravidlo nedodržovat a lze například párovat i hodnoty MD jedné oblasti proti oblasti MD z druhé oblasti.Hodí se také pro kontrolu zaúčtovaných dokladů v jedné části knihy a kontrolu druhé části knihy, jak byly doklady doúčtovány, což se týká všech účtů přechodných, typu 314,315,325,379,378, ale i různé jiné "uklízecí" účty. 

Inventarizace faktur - předpisy, inventarizace pokladny a účtování a saldo. Kontrolujeme především předpisy a jejich účtování . Například faktury za hotové a knihu faktur. Jedná se účtování záloh a vyúčtování  faktury.

Inventarizace faktur, platby, saldo - inventuje, jak byly uhrazeny veškeré předpisy.. Kontrola plateb, duplicitních plateb, úhrad záloh a podobně. Vhodné pro vyhledávání chyb při účtování úhrad.

Inventarizace položek rozpočtu - rozpočet , kontrola plánu a skutečnosti, inventarizace vnitřní kontroly, porovnávání  shodných položek, vhodné pro státní administrativu - rozpočtáře. a plánovače v hospodářských organizacích.

Manuální párování - rozklad  - rozpočet , kontrola plánu a skutečnosti, inventarizace zaměřená především na vnitřní kontrolu a rozpočet - tedy . Vhodné i pro inventarizaci jednoho účtu.Inventarizace položek rozpočtu.

Inventarizace dokladů DPH - příprava na kontrolu knih daňových dokladů a účtování , kontrola správnosti zápisu účtování DPH do účetních dokladů.a knih.

Dva sloupce srovnaných hodnot -...  hodnot, kontrola salda v účetnictví - dle VS a úhrad. Vhodné tam, kde chceme srovnat sloupce podle hodnot a postupně odškrtávat  hodnoty, tak abychom zjistili nedostatek v saldu a zavedení do salda.

 

infopole

Infopole : jedná se o popis k dané akci. Každou akci lze i později přenastavit, popis ale zůstane do změny celého režimu zachován do stlačení tlačítka akce.

 

funkční tlačítka

PŘEPNOUT REŽIM - znamená to, že bude přepnuto na následující nastavení akce, která je zde v této záložce vždy o řádek níže, než akce současná. Po  "Inventarizaci jednoho účtu v jedné oblasti "  tak dojde na přepnutí na akci na "Inventarizaci jednoho  účtu - dvě oblasti " po dalším stlačením tohoto tlačítka dojde zapnutí akce "Inventarizace faktur, platby saldo."

VYČISTIT - Budou vyčištěna důležitá textová pole a některé další hodnoty, včetně základních nastavení.

ZÁKLADNÍ NASTAVENÍ -  Bude přepnuto na nastavení inventarizace účtu MD - DAL , akce číslo 1, práce v jednom poli.

poznámka : i když bude nastavena akce například na inventarizaci jednoho účtu MD - DAL a bude převedeno přenastavení vlastním zásahem bez přenastavení celé hrubé akce, bude v infopoli stále zdůrazněna počáteční akce hrubého nastavení. Tato informace se změní vždy až po změně celé hrubé akce.pomocí tlačítek na této záložce.


 

nastavení formuláře - záložka 5

Formulář nastavuje další práci  s párování. Pro manuální párování jsou zde vyčleněny tři ovládací prvky, jsou zde informace o importovaných oblastech, dále informace o otevřených souborech, v této záložce se nastavuje typ exportu, nastavuje se způsob exportu a ukončení formuláře. jedna z důležitých funkcí pro párování a to povolená odchylka.

Nastavení pro manuální párování - importované oblasti - cesty souborů - druh a typ exportu - způsob exportu - povolená odchylka - ostatní nastavení

 

obrázek č.5 - záložka nastavení inventarizace

 

Nastavení pro manuální párování - k dispozici jsou zde tři textová pole. První  textové pole "Vypočti maximálně řešení" omezuje počet vypočtených řešení pro manuální párování. V případě, kdyby bude generován velký počet řešení je párování zbytečné a je nutné spíše nastavit omezující podmínky pro hodnoty.Druhé textové pole "Maximum provedených variací" omezuje počet variací prvků.při hledání řešení. Omezení tu je proto, aby výpočet nebyl vždy příliš zdlouhavý. Je ale možné ale počet variací upravit a to právě v tomto textovém poli, prodlouží se ovšem čas čekání na konečný výsledek. Pokud bude dosáhneme  všech řešení, nebo dle nastavení bude počet kombinací dokončen, operace se zastaví i bez dalšího pokračování ve variacích.třetí omezující pole omezuje počet nalezených položek pro jednu variací a to na číslo 6.vyšší počet, než je číslo 6 není povoleno.Pole se nazývá "maximum prvků v jednom řešení!" . Toto pole nedoporučujeme měnit, protože je výhodnější pole přímo v záložce "Manuální párování"

importované oblasti - jsme tak informování o importovaných oblastech. K tomuto slouží pole "vybraná oblast A", případně pole "vybraná oblast B". Pod těmito poli o oblastech jsou k dispozici dva páry textových polí a to pole pro název listu a pole pro název souboru oblasti A a oblasti B.

Cesty souborůk dispozici je jedno textové pole , kde je umístěna cesta prvního souboru. Pokud je otevřený další soubor přes tlačítko "Otevři ještě jiný soubor", tak je k dispozici druhé textové pole, kam se umístí cesta pro tento druhý otevřený soubor. cesty souborů se neřídí importováním dat, je tedy jedno, zda jsme importovali  oblast A i oblast B ze souboru A. Pokud importujeme ze souboru A obě oblasti, druhé textové pole zůstane nevyplněno. Obě textová pole mají označení " 1. a 2. soubor pro pole B"

Druh a typ exportupřepínací pole " s indexem" nastaví export tak, že budou exportovány pouze řádky, které byly nějakým způsobem napárovány k sobě. napárovaný řádek má vždy ve svém prvním sloupci ČÍSLO, NEBO HODNOTU PÁROVÁNÍ, COŽ JE V PŘÍPADĚ AUTOMATICKÉHO PÁROVÁNÍ POŘADÍ NALEZENÉHO PÁROVÁNÍ, ANEBO V PŘÍÁPADĚ MANUÁLNÍHO PÁROVÁNÍ SE JEDNÁ O HODNOTU, KTEROU JSME ROZKLÁDALI.přepínací pole "bez indexu" tak nastaví, aby do výstupní sestavy byly exportovány řádky zbylé, tedy takové, které nebyly zapárovány. pro další práci s těmito řádky je ale nutné případný export v souboru Excel uložit a naimportovat jako novou oblast.Pole "všechno" povolí exportovat veškeré řádky. Sestava bude pouze rozšířena o první sloupec s čísly párování, anebo s číslem nula, kdy řádek napárován nebyl

další možností je místo exportu, můžeme si vybrat do souboru Excel, což je výhodnější pro další možnost okamžitého zpracování  se všemi daty, sloupci i řádky..export do Excelu může být ale zdlouhavější.Export do excelu se povoluje přepínacím polem "Do Excelu". Druhou možností je možný export do záložky, pomocí přepínacího pole "do záložky". Sestava v záložce je však omezená právě pro menší prostor. Do sestav záložky se tak zapisují pouze dva párované sloupce.. Do této sestavy je povoleno přidat po jednom ze z dalších sloupců z oblasti A a oblasti B. Výsledná sestava se pak objeví, čistě jako informativní,ale rychlá v záložce  "Sloupce"

Způsob exportu - Lze upravit export tak, aby nadpisy byl tučně i barevně zbarveny. - k tomu slouží pole "Používat barvy, tučné písmo a ohraničení", pole "seřadit dle spárovaných řádků" nám určí, že řádky budou při exportu spárovány. Řádky budou seřazeny podle čísla  párování v prvním sloupci.. pokud bude v prvním sloupci hodnota nula, přebírá se zbylé pořadí , jaké bylo v původním souboru.

Povolená odchylka - je možné povolit, aby se hodnoty , které jsou vzájemně párovány proti sobě, lišily maximálně o nějaký rozdíl.Například aby se hodnoty 1000 Kč pároval proti hodnotám 1000,49 a 999,51,  Pak do pole "Hodnoty se mohou maximálně lišit o rozdíl" se zapíše  0,49 (Kč.)

V ostatním nastavení jsou ještě k dispozici pole "povolit automaticky změnu na režim s dvěmi oblastmi", která nastavuje určitou funkcionalitu, tedy rozpad jedné tabulky na dvě.(Kdy rozpadne se oblast A na oblast B a oblast A.) To se automaticky stane, pokud je to v tomto poli povoleno a pokud je k tomu důvod. Takový nastane, když je povolena pouze práce v oblasti A a oba párovací sloupce mají na jednom řádku dat, čili dojde k zablokování použití jedné z hodnot druhého sloupce,. při nalezení páru se sice řádek označí číslem páru, ale nemyslí se na to, že i druhá hodnota není přiřazena. proto se rozpadne pole na dvě oblasti. Viz tlačítko  "Rozpad na pole (A) a pole (B)"

zatrhávací pole "neukládat při ukončení Excel soubor a zavřít jej také..." nastaví, že při uzavření formuláře nebude brán ohled na uložení souboru Excel. zatrhávací pole " nezavírat soubor Excel při uzavření formuláře" nedovolí uzavřít tabulku Excel i po uzavření modulu inventarizace.


 

sloupce - záložka 6

(+ tisk do záložky)

nastavení práce se sloupci - seřazení sloupců - sestava do záložky

V této záložce lze provádět srovnání sloupců dle svých hodnot. Hodnoty ve sloupcích musí být seřazeny. Seřazeny jsou buď dopředu, anebo jsou dle nastavení seřazeny během akce. Řazení sloupců se hodí pro seřazení sloupců a při párování a kontroly salda, nebo při kontrole účetnictví. Řazení sloupců se provádí pouze při práci s dvěma oblastmi. Lze určit, aby se párovaly proti sobě položky s opačným znaménkem. Druhou funkcí této záložky je možnost získání sestavy párování. Sestava je však velmi omezená. její hlavní výhodou je především rychlost zpracování.

 

obrázek č.7 - záložka sloupce

 

nastavení práce se sloupci zatrhávací pole  -  "opak je záporný"   nastaví, že se budou párovat ke prvnímu sloupci hodnoty s opačným znaménkem. Pole "seřadit řádky před akcí"  aktivuje další dvě zatrhávací pole a to "jako řetězce" a "jako čísla" provedou před vlastním párováním užitečnou operaci, která seřadí dle hodnot řádky dle hodnot ve sloupcích.. Podle prvního pole "jako řetězec" budou hodnoty seřazeny bez ohledu na velikost čísla ,či délku řetězce, či velikost písma.. Řadí se podle abecedy. Druhé pole "jako čísla" určuje, že vše bude seřazeno podle číselných hodnot v určitém sloupci, jako klíče. Pokud totiž nebudou hodnoty seřazeny již předtím v Excelu a toto pole nebude zatrženo, operace řazení sloupců dle hodnot se může provést dost nečekané změny.. Rozevírací pole "Levý sloupec z pole A" je box se seznam názvů sloupců z oblasti A.vybraný název definuje sloupec, který se bude párovat , respektive jeho hodnoty, proti sloupci druhému. Druhý rozevírací box s názvem "Pravý sloupec z pole B" obsahuje názvy sloupců oblasti B. Po výběru i tohoto názvu máme tak k sobě přiřazené dva sloupce, které se budou mezi sebou porovnávat.

 

seřazení sloupcůtato operace nastane po stlačení tlačítka "Proveď seřazení ve sloupcích".. Budou spolu porovnány hodnoty z obou sloupců a postupně budou od nejmenší hodnoty řazeny hodnoty tak, jak jsou ve sloupci A, nebo ve sloupci B. Příklad .řazení je zde.

Existují tři způsoby, jak se sloupce řadí :

a/ výhradně podle hodnot číselných - pole "seřadit řádky před akcí" je zatržené. K tomu musí být zatrženo pole "jako čísla a nečíselné řádky.." Nejdříve budou seřazeny hodnoty v obou oblastech a budou vyřazeny všechny nečíselné řádky. číslo 122 má tak přednost před číslem 1111. V případě, že bylo seřazení alespoň jednou spuštěno, nelze bez nového importu obou oblastí "pole řadit výhradně ..." na nezatržené a je nutné provést nový import oblastí. Viz příklad zde.

B/ řazení dle Řetězců - pole "seřadit řádky před akcí" je také zatržené. Současně je zatržené pole "jako řetězce..." Nemusí být předtím seřazeny hodnoty v obou oblastech a hodnoty se převezmou v takovém pořadí, v jakém jsou naimportovány, včetně prázdných řádků. Číslo 122 nemá tak přednost před číslem 1111. Pole "řadit výhradně ..." lze změnit i pak na zatržené a není nutné provést nový import oblastí. Viz příklad zde. Nastavení pole "opak je záporný" v tomto případě není směrodatné. V tomto režimu :

C/ bez řazení - vhodné pro osnovy - účtové, kapitoly, kapitoly rozpočtu (SP - po), skupiny hodnota apod.

Je nutné si uvědomit toto řazení řetězců a hodnot číselných, protože tak můžeme řadit právě i skupiny kapitol, SU a AU, textů, různých označení , osnov a podobně.

jakákoliv nelogičnost dle řazení má svou příčinu v tom, že prvky nebyly seřazeny v určitém úseku řádně !

 

 

 

sestava do záložky - jedná se o možnost exportovat výsledek párování bez exportu do Excelu. Důvodem je rychlejší zpracování exportu a rychlejší přehled o zapárovaných položkách. Lze exportovat zapárované i nezapárované položky. Omezení je zde však v tom, že do této sestavy se vejdou pouze 4 sloupce. První dva sloupce jsou párovací sloupce číslo A1 a A2. , nebo sloupce A1 a B1. K těmto dvou sloupcům je možno přiřadit dva doprovodné sloupce, které lze vybrat právě pod boxem pro výslednou sestavu. vložené sloupce nazýváme popisné sloupce. Rozevírací box "Popis z pole A" a druhý rozevírací box "popis z pole B"  umožní tyto doprovodné sloupce vybrat. Druhý doprovodný sloupec musí být vždy z oblasti B, jinak se do sestavy nevloží.

Nevýhodou této formy sestavy je malý prostor, méně vypsaných sloupců a méně přehledu o ostatních sloupcích.