INVENTARIZACE - Příklady na rozbor položek
základní odkazy formuláře inventarizace
hlavní externí odkazy - MOŽNOSTI TOHOTO FORMULÁŘE - skladba FORULÁŘE STRUČNĚ - skladba formuláře PODROBNĚ - jednotlivé záložky - POPIS INVENTARIZACE - POPIS PÁROVÁNÍ - POPIS SEŘAZENÍ SLOUPCŮ
Hlavní stránka - hlavni kalkulačka -DPH1 - DPH 2 - Seznam modulů - Menu hlavní kalkulačky - Moduly podrobné - Moduly stručně - Rejstřík hlavní kalkulačky - Práce v Excelu
příklad 1 - Faktury na jednu a více plateb , omezení na počet položek
příklad 2 - Faktury na více plateb a hledání nalezení výsledku
příklad 3 - příliš mnoho stejných částek, neúplné částky
příklad 1 - Faktury na jednu a více plateb , omezení na počet položek
Máme k dispozici účetní knihu, která může mít třeba 30000 účetních položek. my použijeme nyní naši knihu, která má položek 50, abychom měli kvalitní přehled o všech řádcích. zakázka a variabilní symboly mohou přesně identifikovat platbu. ale kdyby se například jednalo o účet 395, 379,378,314,324, tak už by variabilní symboly nemusely být všechny vyplněné anebo dobře vyplněné. my pro ilustraci provedeme několik příkladů z malé knihy, pak z knihy velké. budeme si nyní myslet, že vs a zakázku nemáme a proto budou tyto sloupce jenom kontrolní, zda jsem správně párovali.
zde budeme rozkládat pořízení faktur na DAL, účtu 311. platby jsou na účtu 311 MD.protože se jedná o md dal - postačí práce v jednom poli.
zadání A - nalezněme částku materiál 12458 Kč a zkusme najít, jaké byly částky úhrady. účetní před námi řádně nezapisoval vs a tak jsou položky účtu nezapárované, i když jsou uhrazené.
Postup : Otevřeme soubor přes volbu Otevřít první soubor . cesta k souboru je "c:\bohemius\tabulky Excel\priklady\deník0". Po otevření souboru si vybereme list "list1". Sloupců je zde více, a my si vybereme všechny sloupce s, tedy oblast (A5-D166).Naimportujeme data přes tlačítko "Načti data A" .. Pro porovnání sloupců nyní není nutné zvolit i druhou oblast. Přejdeme na záložku "Manuální párování," anebo v hlavním MENU - "Druh párování rozklad" vybereme volbu "Jedno pole, bez omezení" Na záložku lze také přejít přes tlačítko "Hledání řešení - rozklad na více položek",Pole "nerozložené označit jako XXX" Bude zatrženo.pole maximálně položek" a pole "povolení nastavení" , nebudeme další podmínky zadávat. Pole "párovat proti oblasti z B", musí zůstat nezatrženo.
Pak přejdeme na rozevírací box "Sloupec 1 z pole A" a vybereme nadpis "DAL". V druhém rozvíracím boxu "sloupec 2 z pole A", vybereme nadpis "MD" Ponecháme zaškrtnuté "maximálně položek" s hodnotou 5 a pole "minimální hodnota nebude zaškrtnuto V poli "seznam hodnot ve sloupci" si vybereme částku 12458 (Kč). Stlačíme tlačítko "Hledej rozklad hodnoty" V poli "možné varianty" se objeví 1 řešení "č.1, položek : 1: ". V poli varianty se objeví (39) 12458",čili víme. že uhrazeno mohlo být jedině jednou platbou, tato platba je na řádku 39, relativní řádku. V Excelu musí být tedy na řádku 39+4=43. řádek v Excelu . Plus čtyři znamená, že oblast začíná na 5. řádku a tedy 4 řádky se nepočítají. Podíváme se do Excelu a koukneme na řádek 43 a vidíme, že je to stejná částka, označeno jako materiál, Kontrolně VS = 76 a číslo zakázky je 9, takže to souhlasí. Jsme spokojeni a dáme pokyn k předání zapárování do tabulky přes tlačítko "řešení zařadit do původní tabulky". Poté stlačíme "Exportuj do Excelu" a podíváme se na výsledek. V 1. sloupci vidíme, že se objevily 2 cifry s číslem 12458, a jsou to právě ty dva k sobě přiřazené řádky.
obrázek č. 1 - nastavení párování
je potřeba si uvědomit, že množství kombinací je skutečně obrovské a že možnosti, jak systém najde pouze podle hodnot ten správný součet, jsou značné. systém skutečně může nalézt velice mnoho řešení a proto je důležité tato řešení co nejvíce omezovat a vhodně zadávat jakékoliv možné podmínky.
zadání B - nalezněme částku investice za 4256 Kč a zkusme najít, jaké byly částky úhrady. účetní před námi řádně nezapisoval vs a tak jsou položky účtu nezapárované,
Postup :
V poli "seznam hodnot ve sloupci" si vybereme částku 4256 (Kč). Stlačíme tlačítko "Hledej rozklad hodnoty" V poli "možné varianty" se objeví 20 řešení ", všechna řešení mají 6 nebo 5 položek Přejížděním po variantách vidíme, že například při 6 položkách se neustále opakuje číslo 1300. Podíváme se do tabulky Excel a zjistíme, že jednou změní částka 2720 Kč u řešení mění částky č. 13.V tabulce Excel ale vidíme, že tato částka je platba za zálohu. V nájmech ale zálohu neplatíme. Toto řešení vyřadíme.A současně vyřadíme i všechna řešení se 6 možnostmi. V poli maximálně položek zadáme hodnotu 5 a současně zatrhávací pole u něj zatrhneme."Provedeme znovu manuální párování". Druhé pole variant se opět zaplní s řešeními do maximálního počtu 5 položek.Variant řešení bude pouze 16.Postupným přejížděním po variantách zjistíme, že se jedná pouze o dvě skupiny možnosti řešení. Abychom vyloučili druhou skupinu řešení, která se sestává pouze z jediného řešení, podíváme se na částku 3100.Při pohledu na tuto položku do souboru Excel však zjišťujeme, že právě tato hodnota je správně, od Astany.Proto i tato varianta musí být správně a tedy řešení č. 15 je správně. Opět do souboru zadáme toto řešení pomocí tlačítka "Řešení zařadit do původní tabulky"
zadání C - nalezněme platby pro částky 7000, 12500. víme, že jsme tyto faktury hradili vždy 1x. do přesného počtu položek, anebo do maximálně položek zadáme hodnotu 2.hodnotu 1 nelze zadat.
výsledek opět vždy zadáme do původní tabulky a a pro kontrolu exportujeme do excelu.
příklad 2 - Faktury na více plateb a hledání nalezení výsledku
Máme k dispozici účetní knihu, pokračuje v předchozím příkladu.to znamená, že máme již zapárované celkem 4 hodnoty. nyní budeme vyhledávat další hodnoty s tím, že částečně známe informace o platbách, protože počet řešení je natolik velký, že musíme počet možných řešení omezit.
A / vybereme si nyní částku za fakturu , která je investicí do telekomunikací. částka je 117113 Kč.
Postup :
V poli "seznam hodnot ve sloupci" si vybereme částku 117113 (Kč). Stlačíme tlačítko "Hledej rozklad hodnoty" V poli "možné varianty" se objeví jediná varianta. Jsme spokojeni a dáme pokyn k předání zapárování do tabulky přes tlačítko "řešení zařadit do původní tabulky". Poté stlačíme "Exportuj do Excelu" a podíváme se na výsledek. V 1. sloupci vidíme, že je již dost zapárovaných řádků.
b / vybereme si nyní částku za fakturu , která je platba za telekomunikace a materiál telekomunikační . částka je 29220Kč. dvě platby známe, jsou to 520 Kč, 18000 Kč. také víme, že se více, jak 3200 Kč se pak už neplatilo.
Postup :
V poli "seznam hodnot ve sloupci" si vybereme částku 29220 (Kč). Jako druhou maximální hodnotu zadáme 3200 Kč, do pole "této hodnotě" zadáme 520, přepínací pole "této hodnotě\" zatrhneme a bude zatrženo "alespoň jedna z hodnot musí ", Stlačíme tlačítko "Hledej rozklad hodnoty" V poli "možné varianty" se objeví dvě varianty. Liší se od sebe pouze polohou hodnoty 1100.. Při pohledu do tabulky Excel vidíme, že první hodnota 1100 Kč se týká záloh, což není ta správná částka. Řešení je tedy varianta č. 2.
příklad 3 - příliš mnoho stejných částek, neúplné částky
pokud existuje příliš mnoho stejných částek, nezbývá nám, než použít další možné filtry. manuální párování k dispozici žádný filtr na jiné sloupce nemá. je tedy nutné omezit co nejvíce položek přímo v souboru Excel. využijeme dostupné alternativy. dále lze při rozkladu využít špatně zaúčtovaných částek.
a / vybereme si nyní částku za sběrnou fakturu , která je platba za energie . vybereme nyní částku 6000 Kč k rozkladu.
víme, že existují dvě špatně zaúčtované platby pod 1000 Kč a to 999,8 Kč.
Postup :
V poli "seznam hodnot ve sloupci" si vybereme částku 6000 (Kč). Jako druhou minimální hodnotu zadáme 999,8 Kč, do pole 2. minimální hodnota zadáme stejnou hodnotu. do pole "povolená odchylka" se zadá 1(Kč) Stlačíme tlačítko "Hledej rozklad hodnoty" . Variant řešení je minimálně 20. Pokud si projdeme varianty řešení, vidíme, že všechny mají stejnou podobu.. Nyní si musíme všímat právě již ostatních sloupců, jak do sebe zálohy pasují. Řešení je v tomto případě náročnější a nezáleží pouze na tomto prohledávači.Je nutné zapojit další filtry. Náhled nastavení je zde .
obrázek č. 2 nastavení příkladu 3 a výsledek
