INV4

INVENTARIZACE  - Příklady na řazení sloupců

Externí odkazy

Hlavní stránka - hlavni kalkulačka -DPH1 - DPH 2 - Seznam modulů - Menu hlavní kalkulačky - Moduly podrobné - Moduly stručně -  Rejstřík hlavní kalkulačky - Práce v Excelu -  Popis modulů Excel1 - Příklady Excel 1 -  Popis manuálního párování - Popis modulu inventarizace - Příklady na párování

příklad 1 - účtová osnova

příklad 2 - plán - rozpočet

příklad 3 - seznamy - přidání sloupce s dalšími hodnotami

ilustrace

obrázek č. 1 - srovnání řádků dle hodnot sloupců MD a dal

seřazení hodnota řádků od nejmenší hodnoty

Ilustrační příklad . jsou k dispozici oblasti a a oblast b. z oblasti a bude porovnáván sloupec MD a z oblasti B bude porovnáván sloupec dal. po spuštění srovnání hodnot jsou oba sloupce porovnány dle svých hodnot a přiřazeny podle toho k sobě. viz obrázek č. 1 a žlutě zbarvené sloupce md a dal.

příklad 1 - účtová osnova

Máme k dispozici dvě účtové osnovy. první osnova je z roku 2009 a druhá osnova je z roku 2010. protože se bude provádět porovnání s rokem 2009 a celkový audit, budeme potřebovat , aby byl obě účtové osnovy aktivní. abychom zjistili rozdíly mezi oběmi účetními obdobími, musíme si účetní osnovu buď odškrtat, anebo vytisknout a porovnat. v našem případě sloučíme obě účetní osnovy a porovnáme, jak se účetní osnova změnila.

Postup : Otevřeme soubor přes volbu Otevřít první soubor . cesta k souboru je "c:\bohemius\tabulky Excel\priklady\rozvrh nevýděl. org..". Po otevření souboru si vybereme list "2009". Sloupců je zde více, ale my si vybereme sloupce "SU AU" A "popis", dále nepotřebujeme už nic.vyznačíme tedy oblast (C4-D166).Naimportujeme data přes tlačítko "Načti data A" .. Pro porovnání sloupců dále je nutné zvolit i druhou oblast. My ve stejném souboru, ale v listu "2010" vyznačíme sloupce s názvem "SU AU", tedy oblast "C4..C159" a k importu použijeme tlačítko "Načti data B". Pak přejdeme na záložku "Způsoby inventarizace " a vybereme volbu "Dva sloupce srovnaných hodnot..." Pokud bychom tak neudělali , stačí ještě systém na práci s dvěma oblastmi, přes zatrhávací pole "párování proti oblasti z B"

A1

Pak přejdeme na záložku "Sloupce" Zde NEnecháme zatržené pole "seřadit řádky před akcí" . V prvním rozvíracím boxu nám stačí vybrat název "SUC". Ve druhém poli vybereme  také název "SUC". systém tak bude porovnávat podle syntetických účtů.ŘADÍME TEDY PODLE ŘETEZCŮ. .Stlačíme tlačítko "Proveď seřazení ve sloupcích"  Výsledek je tedy v listu "vysl 1", vidíme, že srovnání bylo provedeno dle účtové osnovy, i mezerami a prázdnými řádky.Vidíme tedy, že zpracování osnov je výhodnější zpracovat jako řetězce.

.A2

Nyní změníme pole "seřadit řádky před akcí" .na zatržené, budou se tedy zpracovávat pouze hodnoty číselné. Bude tedy ještě  zatržené pole "jako čísla a nečíselné řádky..."  Stlačíme opět tlačítko "Proveď seřazení ve sloupcích" a srovnáme sloupce. Výsledek je v listu "vysl2". Zde vidíme změnu, že řazeno bylo vše skutečně dle čísel,. nečíselné řádky zmizely. Sloupce byly seřazeny dle hodnot a proto například "SUAU"   "521 09" není bráno jako "SU 521" a "029", ale jako 5-místné číslo, které je menší, než číslo "221201". Je zde vidět, že typ osnova se pro řazení pouze číselných hodnot neosvědčil.

příklad 2 - plán - rozpočet

Máme k dispozici dva plány z roku 2010 leden až srpen  a plán z roku 2010 září. potřebujeme přičíst rychle sloupce k sobě, abychom dostali kumulaci plánu za období  leden až září. Pokud budeme přičítat ručně, operace se prodlouží, protože plán na měsíc září má  o nějaké položky více a některé položky oproti plánu za leden až srpen nemá a tak se musí ručně připisovat do správných řádků. my ale během několika desítek vteřin tuto operaci provedeme rychle.

obtížnost pro rozpočtáře je asi 2-3 hodiny. chceme  sečíst dva sloupce hodnot - kumulace skutečnosti a nové skutečnosti. oba sloupce jsou však nevyrovnané, nejsou ideálně srovnané tak, aby co řádek, to přesná položka, komodita a činnost rozpočtu. je potřeba tedy sloupce nejdříve ručně srovnat a pak nasčítat.  je logické, že přitom vznikají chyby. náš systém vše vyřídí do cca 60-90 sekund.

Postup :

Postup : Otevřeme soubor přes volbu Otevřít první soubor . cesta k souboru je "c:\bohemius\tabulky Excel\priklady\rozpočet státní". Po otevření souboru si vybereme list "skut 1-8". Sloupců je zde více, ale my si vybereme sloupce všechny , dále nepotřebujeme už nic.vyznačíme tedy oblast (A5-H363).Naimportujeme data přes tlačítko "Načti data A" .. Pro porovnání sloupců dále je nutné zvolit i druhou oblast. My ve stejném souboru, ale v listu "skut 9" vyznačíme všechny sloupce , tedy oblast "A5:G359" a k importu použijeme tlačítko "Načti data B". Pak přejdeme na záložku "Způsoby inventarizace " a vybereme volbu "Dva sloupce srovnaných hodnot..." Pokud bychom tak neudělali , stačí ještě systém na práci s dvěma oblastmi, přes zatrhávací pole "párování proti oblasti z B"

Pak přejdeme na záložku "Sloupce" Zde necháme zatržené pole "seřadit řádky před akcí" . K tomu bude zatržené pole "jako řetězce" V prvním rozvíracím boxu nám stačí vybrat název "SUC". Ve druhém poli vybereme  také název "SUC". systém tak bude porovnávat podle syntetických účtů.ŘADÍME TEDY PODLE ŘETEZCŮ. (osnovy) .Stlačíme tlačítko "Proveď seřazení ve sloupcích"  Výsledek je tedy v listu "výsledek", vidíme, že srovnání bylo provedeno velmi rychle.Nová skutečnost byla připsána ke skutečnosti staré, jako vedlejší sloupec a již není problém obě skutečnosti sečíst. Což je pouhý součet dvou buněk. Poznámka : Celá akce trvala asi 90 vteřin, včetně importu. Pokud by toto dělal rozpočtář, trvalo by mu to bezmála 2-3 hodiny trpělivé práce.

příklad 3 - seznamy - přidání sloupce s dalšími hodnotami

Máme k dispozici dva seznamy. v tomto příkladě jde o seznam škol. (seznamy jsou z roku 2006, nejsou tedy aktuální). my samozřejmě můžeme užít jakékoliv seznamy. použijeme však již zmíněný seznam školních zařízení. máme dvě tabulky, ale nevíme, jak tyto tabulky sloučit. lze zdlouhavě řadit, ale prostředek pro běžného uživatele neexistuje. pokud takový seznam disponuje například 3 tisíci údaji, pak jakékoliv přidávání každý uživatel vzdá. náš systém však tento problém řeší. v tomto případě slučujeme 2 tabulky školských zařízení přes sloupec IČO. v druhé tabulce jsou u některých škol kontakty. tabulky nejsou seřazeny.

Postup : Otevřeme soubor přes volbu Otevřít první soubor . cesta k souboru je "c:\bohemius\tabulky Excel\priklady\rseznam  školí". Po otevření souboru si vybereme list "všechny". Sloupců je zde více, ale my si vybereme sloupce všechny , dále nepotřebujeme už nic.vyznačíme tedy oblast (A1-E192).Naimportujeme data přes tlačítko "Načti data A" .. Pro porovnání sloupců dále je nutné zvolit i druhou oblast. My ve stejném souboru, ale v listu "s kontakty" vyznačíme všechny sloupce, s kontakty a sloupcem IČO., tedy oblast "E1H157" a k importu použijeme tlačítko "Načti data B". (Mohli jsme vybrat i adresy, takže v případě nových škol bychom znali i nové adresy, my však víme (jako , že tam nové školy nejsou.). Pak přejdeme na záložku "Způsoby inventarizace " a vybereme volbu "Dva sloupce srovnaných hodnot..." Pokud bychom tak neudělali , stačí ještě systém na práci s dvěma oblastmi, přes zatrhávací pole "párování proti oblasti z B"

Pak přejdeme na záložku "Sloupce" Zde necháme zatržené pole "seřadit předtím hodnoty ve sloupcích" . K tomu bude zatržené pole "jako čísla..."  V prvním rozvíracím boxu nám stačí vybrat název IČO. Ve druhém poli vybereme  také název IČO. systém tak bude porovnávat podle jedinečných znaků a nejdřív si tabulky sám seřadí právě podle IČO. Stlačíme tlačítko "Proveď seřazení ve sloupcích"  Výsledek je tedy v listu "výsledek", vidíme, že srovnání bylo provedeno velmi rychle.Nová skutečnost byla připsána ke skutečnosti staré u těch škol, kde byly ve vedlejší tabulce kontakty. Poznámka : Celá akce trvala asi 90 vteřin, včetně importu. Pokud by toto dělal rozpočtář, trvalo by mu to bezmála 2-3 hodiny trpělivé práce.

upozornění : tabulky (celé sloupce) lze k sobě párovat za pomocí tří způsobu řazení - bez řazení - dle čísla - dle řetězce.