práce s celými sestavami, export do a z excelu
Tato kapitola se zabývá těmito prací s celými sestavami. Ukládání, otevírání, mazání, exportování, importování sestav a příkladů.
Pravidla pro práci e EXCELEM jsou zde: Příklad pro import zde:
Hlavní stránka - hlavni kalkulačka - DPH1 - DPH 2 - Seznam modulů - Menu hlavní kalkulačky - Moduly podrobné - Moduly stručně - Rejstřík hlavní kalkulačky - Práce v Excelu - Popis modulů Excel1 - Příklady Excel 1 - Popis modulů Excel 2 - příklady Excel 2 - Základní popis modulu ekonomického
OBSAH:
NOVÁ SESTAVA - OTEVŘÍT SESTAVU - ULOŽIT SESTAVU - ULOŽIT JAKO - ZAVŘÍT SESTAVU BEZ ULOŽENÍ - OTEVŘÍT PŘÍKLADY - EXPORT DO EXCELU - IMPORT Z EXCELU - IMPORTNÍ FORMULÁŘ - HLÁŠENÍ PŘI IMPORTU - OŠETŘENÍ CHYB - CVIČENÍ
HLAVNÍ KAPITOLY :
1/ HLAVNÍ MENU - 2/ FUNKČNÍ TLAČÍTKA - 3/ EXPORT A IMPORT
PODROBNÉ :
1/ HLAVNÍ MENU
Nová sestava - Otevři sestavu - Uložit sestavu - Uložit jako - Zavřít sestavu bez uložení - Otevřít příklady - Export a import - Stručný export - Podrobný export - Import - Příklad - Formulář importu - Cvičení - Ošetření chyb - Formulář opravy chyb
Volba Nová sestava znamená založení zcela nové sestavy. Tato volba zcela vymaže případnou původní sestavu. Před touto volbou v případě existence staré sestavy se vygeneruje formulář pro případné uložení staré sestavy..
Volba Otevřít sestavu je vhodná, pokud máme již nějakou sestavu uloženou. Objeví se tedy nový formulář pro otevření již uložené sestavy. Sestava má příponu *.hel1. Pokud máme rozpracovanou jinou sestavu, budeme vybídnuti k jejímu uložení.
Volba Uložit sestavu je používána pro uložení sestavy, jejíž jméno již známe. Pokud ale sestava ještě jméno nemá, budeme vybídnutí k vytvoření názvu sestavy.a cesty k uložení.
Volba Uložit jako se používá tehdy, pokud neznáme název souboru a cestu k uložení, nebo pokud budeme sestavu poprvé ukládat. Objeví se formulář pro doplnění cesty a názvu souboru.
Volba Zavřít sestavu bez uložení znamená založení zcela nové sestavy. Tato volba zcela vymaže případnou původní sestavu. Před touto volbou je tedy nutné případně si předchozí sestavu uložit.
Volba Otevřít příklady otevírá případné uložené příklady. Příklady nemusejí vždy v součtech navazovat, můžou být pouze ilustrativní.
Funkční tlačítka mají tyto volby : Uložit jako - Uložit - Nový a neukládat - Otevřít sestavu .
Volba Nový a neukládat má stejný účinek jako příkaz Zavřít sestavu bez uložení
obrázek 2 - funkční tlačítka pro celé sestavy
Pravidla pro práci e EXCELEM jsou zde:
Rozeznáváme tyto volby : Export do Excelu stručně - Export do Excelu plný text - Import do hlavní tabulky,
Export do Excelu stručně : Sestavu je možné exportovat do Excelu. V případě, že si přejeme exportovat sestavu stručným způsobem, budou exportována data bez jakýchkoliv ostatních grafických prvků. Funkce tedy pouze otevře tabulku Excel a data budou přenesena bez šablony.
Export do Excelu plný text : Sestavu je možné exportovat do Excelu. V tomto případě si přejeme exportovat sestavu pohlednějším způsobem, budou exportována data do již připravené šablony.. Funkce tedy otevře tabulku Excel a data budou přenesena do existující šablony..Cesta k šabloně je : "c:\Bohemius\tabulky Excel\SablonyE1\zakladni1" . Tuto tabulku lze podle libosti upravit. Upozornění: Pokud uložíte změny, je nutné si uvědomit, že data musí být exportována do stejných buněk. Lze tedy měnit Formu, texty, barvy, čáry, ale nelze změnit cílové místo pro buňky, čili nadpis, přidávat řádky a sloupce, nebo přesunovat buňky jinam. Před změnou tedy doporučujeme si uložit šablonu jako záložní do jiného adresáře.
Import z Excelu : Sestavu je možné exportovat i z Excelu. Jedná se však o náročnější funkčnost. Aby se export povedl, je nutné provést několik na sobě závislých kroků :
Volba : menu - Soubor - export a import - Import do hlavní tabulky a otevře se Nový formulář, viz obrázek 1 a obrázek 4.
1/ Vybrat správný soubor v Excelu,
6/ Kontrola dat
7/ Uzavřít Importní formulář a pokračovat v práci na hlavní kalkulačce, případně provést opakovaný import.
viz obrázek č. 3
tlačítka - textová POLE - zATRHÁVACÍ BOXY - PŘÍKLAD TEXTU - NUMERICKÉ POLE
Obrázek č. 3 : Importní formulář:
Pravidla pro práci e EXCELEM jsou zde:
Tlačítka : - Excelistické výpočty - Otevřít soubor opět z textového pole - Detekuj výběr - zdroj 1 - Detekuj výběr zdroj 2 - Provést import - Zavřít tento dialog -
Otevření souboru - Excelistické. výpočty - Tento poněkud zvláštní název je proto, že tento importní formulář je využit i pro jiné aplikace. Toto tlačítko ale znamená, že otevíráme takový soubor Excel, s kterým budeme pracovat a v tomto případě z něj importovat.. Cesta k exportovanému souboru se pak uloží do textového pole nad tlačítkem "Otevřít soubor opět z textového pole". Tímto tlačítkem můžeme otevřít i další soubor, můžeme mít tedy otevřeny i dva soubory Excel vedle sebe.
Detekuj výběr - zdroj 1 : Tímto tlačítkem budeme detekovat vybrané buňky v Excelu a bude proveden zápis názvu listu a vybrané oblasti do textových polí po tímto tlačítkem.
Otevřít soubor opět z textového pole se nám hodí tehdy, pokud již máme v textovém poli údaj o předchozím otevřeném souboru. Pokud je soubor otevřený, není třeba soubor otevírat znovu. Funkce se hodí tedy pro znovu otevření, když se budeme chtít vrátit k původnímu souboru.
Tlačítka vpravo - detekuj výběr a Detekuj 2. výběr.... jsou použita pro jiný import (Statistika), Z hlediska importu do hlavní tabulky budou tato tlačítka vždy znepřístupněna.
Tlačítko Provést import a kontrolu dat a vstoupit do výpočtů je tlačítko, kdy program načte dat z vybraného pole v Excelu a provede přesun dat do souboru hlavní kalkulačky. Při tomto importu dochází současně k porovnání druhu dat a návaznosti na předchozí součet. Dle nastavení budou nesprávná data ignorována, anebo opravena. K importu slouží i další formulář, pomocí kterého můžeme manuálně navrhovat opravu pro jednotlivý probíraný údaj.
Zavřít tento dialog : Spolu s uzavřením dialogu bude uzavřen i Excel.
Textová pole: - Zdroj číslo 1 a 2, název listu 1 a 2
Nad tlačítkem Otevřít soubor opět z textového pole je umístěno textové pole. Toto pole se nám hodí tehdy, pokud již máme v textovém poli údaj o předchozím otevřeném souboru. Pokud je soubor otevřený, není třeba soubor otevírat znovu. Textové pole nám sděluje údaj o posledním otevřeném souboru Excel
Zdroj číslo 1 - název listu č. 1 - Název listu v souboru Excel, kde máme vybraná data pro import
Zdroj číslo 1 - výběr - oblast č. 1 - Rozsah a umístění oblasti v souboru Excel, kde máme vybraná data pro import
Zdroj číslo 2 - název listu č. 2 - Název listu v druhém otevřeném souboru Excel, kde máme vybraná data pro import. Zde se neužívá.
Zdroj číslo 2 - výběr - oblast č. 2 - Rozsah a umístění oblasti v druhém souboru Excel, kde máme vybraná data pro import Zde se neužívá.
Zatrhávací boxy : Importuj sloupce Popis - Předchozí výsledek je v textu jako první číslo - Chybná pole ve zdroji zvýraznit barvou - Chybná pole ve zdroji zvýraznit barvou - Neukazovat už upozornění formou dialogboxů - Tvorba průběžných - oddělených sestav.- Kontrolovat průběžnou hodnotu - Kontrolovat součet celkem.- Oprava ve zdroji.- Oprava v cíli.- Hromadná oprava
Importuj sloupce Popis : Volitelný sloupec k importu. Pokud bude zatržen, je nutné vybrat oblast o 4 sloupcích, jinak bude generována chyba.. Pokud sloupec vybrán nebude, je nutné vybrat oblast o třech sloupcích. Viz pravidlo o práci v Excelu.
Předchozí výsledek je v textu jako první číslo: V sestavě se ukládají data v prvním sloupci tak, že na první místo se zapíše předchozí výsledek. Pak k tomu připočítáme nějakou hodnotu. Pokud tedy tento box bude zatržen - pak bude systém počítat při kontrole součtů s tím, že na prvním místě je předchozí výsledek a součet bude toto číslo pro výpočet ignorovat. V opačném případě bude kontrolní součet toto číslo zahrnovat do celkové sumy.Upozornění : Předchozí výsledky se ani v případě, že nejsou uvedeny, nebudou do součtů připisovat, pouze přičítat.
Chybná pole ve zdroji zvýraznit barvou: Pokud dojde k nalezení chyby oproti pravidlům, vycházejícím z nastavení, bude buňka v Excelu zvýrazněna barvou.
Neukazovat už upozornění formou dialogboxů -Pokud bude nalezena chyba, objeví se vždy dialog k volbě řešení. Pokud tento box zrušíme, zvolíme automatický způsob pro odstranění chyb a dotazy nebudou pro jednotlivé chyby již pokračovat.
Tvorba průběžných - oddělených sestav. Systém rozpozná, že jde o další sled výpočtů a tak provede rozdělení na další sestavu.
Kontrolovat průběžnou hodnotu - Bude kontrolován druhý sloupec o ohledem na zápisy v prvním sloupci. Po vykázání nesrovnalosti bude generována chyba..
Kontrolovat součet celkem. Bude prováděn kontrolní součet na součet z předchozích sestav a součet současný průběžný, jinak bude generována chyba.
Oprava ve zdroji. Bude opravována buňka přímo v Excelu, pokud bude nalezena chyba.
Oprava v cíli.. Bude prováděna oprava do sestavy v kalkulačce. Přitom nemusíme provádět opravu do původního souboru Excel.
Hromadná oprava - nebudou se objevovat dialogboxy při nalezení chyb.Oprava tak bude provedena automaticky a rychle.
Počet prázdných řádků k vytvoření průběžné sestavy. Při zjištění, že bude nalezena a generována nová sestava, bude ji přidělen určitý počet prázdných řádků., aby se řádky hned "netlačily" na nadpis.
Příklad : Formátování výstupu textu v nastavení tiskové oblasti
Data musí při zatržení boxu vypadat takto : 1+5(= 6) 6+4(=10) 10+6(=16 )
Data musí při nezatržení boxu vypadat takto 1+5(=6) +4(=10) +6(=16) .
Pokud nebude box zatržen a data budou vypadat takto : 1+5=6 6+4(=16) 10+6(=32) - Dojde k znovunačtení !!
Pokud box bude zatržen a data budou vypadat takto : 1+5=6 +4(=16) +6(=32) - dojde při kontrole k nalezení chyby, protože +4 není předchozí součet 6 a +6 není předchozí součet10. Dle dalšího nastavení bude, nebo nebude chyba ošetřena.
IMPORT DO KALKULAČKY - PODROBNĚ :
1/ Vybrat správný soubor v Excelu - 2/ Vyznačit pole v Excelu - 3/ Detekovat jej - 4/ Nastavit způsob importu - 5/ Provést vlastní import - 6/ Kontrola dat - 7/ Uzavřít Importní formulář a pokračovat v práci na hlavní kalkulačce, případně provést opakovaný import. - cvičení - hlášení o chybě
1/ Otevření souboru : Vybereme si přes tlačítko Otevřít soubor pro Excelistické výpočty soubor v Excelu. Náš modelový příklad č. 1 je umístěn na "c:\Bohemius\tabulky Excel\Uzivatel1\zakladniE1" . Pozor tento odkaz neslouží pro otevření a následnou práci s tímto souborem. Soubor tedy otevřeme přes zmíněné tlačítko.. Pokud je již soubor někde otevřený, je nutné jej uzavřít a spustit jej přes kalkulačku. Soubor následně zkontrolujeme a opravíme viditelné chyby. V prvních třech sloupcích se nesmí vyskytovat texty. Prázdné řádky jsou povoleny
2/ Výběr dat v poli v tabulce Excel si vybereme buňky, které budeme importovat. Budeme importovat pouze data, bez nadpisu. Vybereme si tři, nebo čtyři sloupce, podle nastavení Importuj sloupce Popis. Pokud se bude počet sloupců při importu lišit, dojde ke generování chyby. Nebudeme vybírat žádné nadpisy ani žádné jiná pole, než data.
3/ detekce k importu : Pokud nemáme výběr dat dle nastavení, tedy 3 nebo 4 sloupce, objeví se hlášení::
Nesouhlasí počet sloupců k importu do základní tabulky, je nutné změnit výběr v tabulce aplikaci Excel, anebo změnit výběr sloupců k importu na hlavním formuláři, import nebude proveden, dokud nezměníte parametry.
My tedy upravíme výběr, anebo nastavení. nejdříve si ověříme, zda výběr buněk je opravdu na správném místě. Při správné detekci se v textových polích objeví název listu i popsaný výběr dat. Současně je aktivní tlačítko pro vlastní import.
4/ Provedeme nastavení dat., kde můžeme : Určit automatiku opravy, hlášení, zvýraznění chyb, opravy ve zdroji, či v cíli, kontroly součtů a tvorbu sestav.. Viz zde:
5/ Tlačítkem Provést import a kontrolu dat a vstoupit do výpočtů začneme provádět vlastní import.. Pokud bude vše bez chyb, bude import proveden okamžitě. Pokud ale budou nalezeny chyby, tyto budou dále všechny postupně ošetřeny, viz zde:
Upozornění : Chyby budou v těchto případech : Bude-li text, chyba (error) ve sloupci č. 1,2 a tři, bude-li zatržena kontrola na součty a součet nebude odpovídat, a bude-li zatrženo, že předchozí výsledek má být na prvním místě v prvním sloupci,a le ve skutečnosti tam nebude.
6/ Provedeme kontrolu , jak se provedl import do hlavní kalkulačky. Maximalizujeme okno kalkulačky a podíváme se na sestavu , případně i do historie.
7/ Budeme-li spokojení, uzavřeme Importní formulář, případně změníme parametry importu a provedeme nový (opakovaný) import. Také můžeme vlastními silami opravit zdrojovou tabulku v Excelu a znovu provést import.
Obrázek 4 - příklad importu do hlavní kalkulačky
Cvičení na nastavení importu
Nový import - výsledek na počátku - kontrola součtu celkem - obnova ve zdroji - import - kontrola průběžné hodnoty - opět import - zaškrtnutí všech checkboxů - nastavení průběžných sestav
1/ Nový import : Stlačte opět tlačítko Provést import .... a zjistíme, že nedošlo ke změně sestavy i přes opakovaný import.
2/ Odtrhneme zatrhávací box Předchozí výsledek je v textu jako první číslo: a zjistíme. že došlo k přepočítání všech sloupců. Systém vzal v úvahu , že výsledky jsou součástí k výpočtu a započítal je jaksi "navíc" Po zpětném odtržení systém se vrátí k původním
3/ zrušíme kontrolu na celkový součet v zatrhávacím boxu Kontrolovat součet celkem. a v Excelu přepíšeme buňku .D19 na číslo 100. Tímto ale došlo ke změně dat, ale nemusíme znovu provést výběr a detekci dat. Provedeme znovu výběr a vidíme, že oprava nenastala..
Vybereme buňky v Excelu a zbarvíme je všechny na bílou, zrušíme tím předchozí hlášení. Zatrhneme zpět Kontrolovat součet celkem. a opět importujeme. Zrušíme zatrhnutí u zatrhávacího boxu Oprava ve zdroji a importujeme . Podíváme se do sestavy v hlavní kalkulačce a vidíme, že se zde provedla oprava na hodnotu .96 - 2. sestava poslední řádek historie..
Nyní v Excelu v buňce C19 napíšeme hodnotu 100 . Zatrhávací box Kontrolovat průběžnou hodnotu také nebude zaškrtnut, čili zrušíme u něj zaškrtnutí. provedeme nový import. Zjistíme, že nebyly provedeny kontroly na součty. nebyla přepsána ani tabulka Excel, ani tabulka v kalkulačce.
Nyní v Nastavení importu zatrhneme zpět všechny zatrhávací pole. Bude se tedy vše kontrolovat. Provedeme import. Zjistíme, že byl opraveny oba údaje a byly zbarveny. Víme tedy, jaké buňky byly zbarveny.
Změna sestavy: Provedeme nový výběr: v V excelovské tabulce vybereme jenom první dvě sestavy, tedy pouze do řádku 23. V nastavení importu zrušíme volbu Tvorba průběžných - oddělených sestav. Zde však musíme provést novou detekci dat, protože poslední detekce dat nám zahrnuje výběr i s třetí sestavou, jak ukazuje pole : Zdroj číslo 1 - výběr - oblast č. 1 .na obrázku č. 4.
Ošetření chyb při importu - formulář formimportkontrola
Detekuj výběr - zdroj 1 - Provést import a kontrolu dat - Hromadná oprava - Neopravovat - Opravit - Pokračuj automaticky - Hromadná oprava - Zrušit import -
Jeden příklad jsme si již provedli na průběžné a celkové součty. Zde není tak velký problém v odstranění, vše probíhá poměrně plynule. U buněk, jejichž formát je nesprávný, však již řešíme problém složitěji.
Provedeme tedy nový výběr k řádku 23 a poté i novou detekci tlačítkem Detekuj výběr - zdroj 1 . Vidíme že v poli, které informuje o rozsahu detekce se objevila číslovka 23. detekce byla tedy správná. Poté opět proveďte tlačítkem Provést import a kontrolu dat a vstoupit do výpočtů vlastní import. jak postupuje prohledávání v rámci přenosu dat, systém zjistí, že buňka B13 nemá související text výpočtu. tento je nutné opravit..Dále zrušme volbu Hromadná oprava. Systém tak bude v případě nalezení nesrovnalosti nabízet opravu po každé chybě.Pokud nemáme zaškrtnutou hromadnou opravu, objeví se následující formulář - viz obr. č. 5 :
V poli Obsah buňky bude starý text a navrhovaném poli s názvem Navržená oprava bude navrhovaná částka. Většinou částka je navržena správně, protože systém tam vkládá poslední celkové číslo z průběžného výpočtu. V našem případě systém, až nalezne původní druhou sestavu, která se nyní slučuje s tou první, navrhne opravu u první nesrovnalosti, což je v prvním sloupci číslo, které nenavazuje na předchozí součet. Opravu můžeme řešit následujícími způsoby:
Neopravovat - Ignorujeme chybu a pokračujeme.
Opravit - Přijmeme jednorázově opravu a pokračujeme
Pokračuj automaticky - Automaticky se tím zaškrtne volba Hromadná oprava a systém nebude nabízet možnosti opravy.
Zrušit import - Uzavře se celý import, včetně Excelu a import nebude proveden.
Pro nás v příkladu si můžeme vyzkoušet několik manuálních oprav přes tlačítko Opravit a pak můžeme stlačit tlačítko Pokračuj automaticky. Systém dokončí opravu hromadně.
Obr. 5 hlášení při importu dat do kalkulačky
V případě, že proběhl import v pořádku, zjišťujeme, že je vše v jedné sestavě. protože sestava nemá označení, označte novou sestavu v Popisu pro hlavní sestavu. Některé údaje nemusí souhlasit s údaji v Excelu, nejedná se však o početní data.